De la création d’entreprise à sa gestion, ces articles sont de véritables sources de réponses à vos interrogations.
Tous droits réservés © – Fred de la Compta – Mentions légales – Réalisé par Chloé Collinet
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Deux systèmes sont prévus par la réglementation
En France, presque toutes les entreprises ont obligation de rendre compte de leur activité économique aux administrations en communiquant leurs états financiers.
C’est grâce à la tenue de cette comptabilité générale qu’il est possible d’établir précisément le résultat fiscal d’une entreprise et ses assiettes d’imposition (TVA, taxes sur les salaires, taxe professionnelle…).
Deux exceptions existent dans cette obligation de tenue comptable générale :
Dans ces cas, la seule obligation est de tenir un Livre-journal des recettes et un registre des achats pour les commerçants.
Pour toutes les autres entreprises soumises à la tenue d’une comptabilité régulière, un autre dilemme apparaît rapidement : comptabilité d’engagement et comptabilité de trésorerie.
La comptabilité de trésorerie est, avec la comptabilité d’engagement, l’une des deux méthodes de gestion de sa comptabilité régulière. Ce qui prévaut dans ce très simple suivi comptable, ce sont les flux de trésorerie (ou flux financiers), c’est-à-dire qu’elle consiste à enregistrer, en suivant les relevés bancaires les encaissements et les décaissements au fur et à mesure de leurs règlements. Ils sont écrits dans des livres de trésorerie qui précisent les modes de règlements (chèque, banque, etc.) et la nature des opérations (achat, vente, prélèvement, etc.)
Son principal intérêt réside dans le gain de temps qu’elle occasionne : le volume d’écritures à traiter est fortement réduit. Cela permet d’alléger les honoraires de l’expert-comptable.
Cette comptabilité est très simple puisqu’elle ne comptabilise ni les créances ni les dettes, mais avec l’inconvénient qui y est lié : l’entreprise maîtrise moins les suivis des règlements clients et des fournisseurs à payer. En outre, les déclarations de TVA mensuelles sont plus compliquées à gérer avec une comptabilité de trésorerie.
L’autre méthode de gestion de sa comptabilité d’entreprise est la comptabilité d’engagement. Cette méthode d’enregistrement comptable, que l’on nomme aussi « comptabilité sur les débits », ou encore « comptabilité créances et dettes », distingue les deux étapes : l’établissement de l’opération et le paiement de l’opération. En effet, même si les opérations ne sont pas encore payées ou encaissées, la comptabilité d’engagement enregistre les engagements car « les recettes sont acquises » et « les dettes sont engagées ». C’est le premier enregistrement. Le second enregistrement intervient lorsque ces opérations comptables ont généré un flux financier, c’est-à-dire qu’elles ont été réglées.
Cette méthode de double enregistrement permet de disposer en temps réel d’une image et d’un suivi fidèle de la situation de l’entreprise. Avec cette méthode on dispose d’une vision précise du patrimoine et de l’activité de la société, puisqu’elle trace la totalité des engagements pris ou reçus.
En revanche, sa tenue exige du temps du fait des deux saisies (la facture, puis son règlement) requises là où la comptabilité de trésorerie n’en demande qu’une seule. Cette comptabilité produit donc des honoraires d’expert-comptable plus élevés.
Si les deux systèmes existent, ils ont une approche très différente. La comptabilité de trésorerie enregistre les flux de trésorerie, et la comptabilité d’engagement enregistre aussi les créances et les dettes. La première est simple, la seconde est plus complexe. Il n’est pas toujours possible de choisir sa méthode de comptabilité : c’est souvent le régime d’imposition de l’entreprise qui va la déterminer.
Le régime par défaut pour les entreprises est celui de la comptabilité d’engagement. Elle est obligatoire pour les entreprises imposées en tant que BIC ou à l’impôt sur les sociétés (IS) sous le régime réel normal. Pour les entreprises imposées en tant que BIC ou à l’IS sous le régime réel simplifié, sur option l’établissement d’une comptabilité de trésorerie est possible au cours de l’exercice à condition de constater l’ensemble des créances et des dettes à la clôture.
Les entreprises qui relèvent des BNC au régime de la déclaration contrôlée doivent tenir une comptabilité de trésorerie et peuvent, sur demande, établir une comptabilité d’engagement. En cas de doute, l’aide d’un expert-comptable vous sera précieuse pour déterminer le mode de comptabilisation à la fois légal et optimal pour votre entreprise.
Quel que soit le type de comptabilité utilisé par votre entreprise, des principes et des obligations strictes sont à respecter afin d’être en conformité avec la législation en vigueur. Un expert-comptable est votre meilleur allié pour vous assurer une gestion comptable fiable et sécurisée.
Un état de la situation financière d’une entreprise.
Même si la tenue comptable est compliquée et nécessite de mandater un expert-comptable, lorsqu’elle est bien réalisée, c’est une véritable mine d’informations pour un dirigeant.
En se chargeant de dresser les comptes, la comptabilité est avant tout un pilotage stratégique. C’est important d’avoir cette vision. Chaque année, la comptabilité produit à la clôture de son exercice des documents de synthèse obligatoires qui sont les éléments de comptabilité générale. De plus, à tout moment elle est en mesure d’établir des états provisoires qui explicitent la situation financière de l’entreprise. Les partenaires (banquiers, salariés, investisseurs, …) de l’entreprise sont très attentifs à cette situation financière présentée par la comptabilité. Le premier et fondamental rôle de la comptabilité est donc d’être un outil d’informations financières. Cette fonction obligatoire exerce une valeur à la fois financière et juridique.
Dans un document comptable nommé journal, toutes les opérations réalisées par l’entreprise sont saisies. C’est une comptabilité juridiquement obligatoire fondée sur la notion d’exercice comptable annuel. En France la comptabilité est encadrée par la loi et par des principes comptables, des règles et des procédures qu’elle est tenue de respecter. Ce système d’organisation représente un outil qui permet de prendre connaissance du patrimoine d’une entreprise, et d’autre part d’en mesurer périodiquement les performances.
Les documents importants et obligatoirement tenus de la comptabilité générale en cours d’exercice sont :
En fin d’exercice (clôture), sont établis obligatoirement les éléments suivants :
La période durant laquelle une entreprise enregistre tous les flux financiers la concernant s’appelle l’exercice comptable. Autrement dit, au cours de cette période, l’expert-comptable saisit toutes les écritures comptables liées aux activités de l’entreprise. Si le premier exercice comptable n’a pas de durée minimale, il ne peut toutefois excéder 24 mois.
À la clôture d’un exercice comptable, l’entreprise est tenue d’établir certains éléments obligatoires de comptabilité générale. Ce sont les états financiers obligatoires : le bilan, le compte de résultat et l’annexe. La liasse fiscale est également établie lors de la clôture d’un exercice comptable. C’est la déclaration fiscale de l’entreprise qui permet de déterminer et de justifier le montant de l’impôt redevable par l’entreprise : elle est remise à l’administration fiscale.
La loi n’impose pas de date de clôture des exercices comptables, elle est donc au libre choix de l’entreprise (à l’exception des professions libérales). Il est cependant d’usage qu’un exercice dure 12 mois et s’étende sur une année civile.
Elle est la matière fondamentale de la comptabilité. Elle est l’information qui enregistre chaque mouvement dans les comptes. Tous les flux de natures économiques, commerciales ou financières, sont écrits dans un fichier. Chaque écriture comptable présente a minima deux lignes, qui sont chacune ventilées en plusieurs colonnes. Une écriture comptable comprend au moins un débit et un crédit, qui doivent s’équilibrer.
Les éléments requis sont les suivants :
Chaque écriture comptable va en effet être justifiée par une pièce justificative sans laquelle cette écriture serait sans fondement. Le lien entre une écriture en comptabilité et le document qui la justifie doit pouvoir être fait par les dirigeants de l’entreprise, par l’expert-comptable, par le commissaire au compte et par l’administration en cas de contrôle.
Ses obligations et ses champs d’intervention
La gestion de la comptabilité est une tâche lourde et fastidieuse pour les entrepreneurs. Mais bon nombre se demandent s’il est vraiment nécessaire de prendre un expert-comptable. Quelle est la charge exacte de ce professionnel ? Quel peut être son champ d’intervention ? Est-il vraiment indispensable pour une entreprise ?
La profession est réglementée en France et l’expert comptable doit être inscrit auprès de l’Ordre des experts-comptables (OEC). Au titre de professionnel de la comptabilité, l’expert-comptable établit, contrôle, surveille, améliore les comptes de l’entreprise cliente. Il réalise aussi les comptes annuels de l’entreprise, il en atteste la cohérence et la conformité auprès de l’administration fiscale.
Ses possibles responsabilités s’étendent au-delà de la stricte tenue de la comptabilité.
L’expert-comptable va pouvoir vous aider tout au long de la vie de votre entreprise :
Cependant, selon les besoins spécifiques d’une entreprise et les spécialités d’un cabinet, un experts-comptable peut également effectuer de nombreuses missions secondaires :
| Secteurs | Missions |
| Social | Création des contrats de travail, des bulletins de paie et déclaration des charges sociales. |
| Fiscal | Déclarations fiscales* comme la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou encore la CVAE (contribution sur les valeurs ajoutées des entreprises). |
| Juridique | L’établissement des procès-verbaux d’assemblée générale, la modification des statuts de l’entreprise, etc. |
| Economique | L’expert-comptable peut vous conseiller dans l’optimisation fiscale, dans la construction de tableaux de bord ou encore pour la gestion. |
Il pourra même vous aider pour des missions encore plus exceptionnelles comme l’évaluation de votre patrimoine ou le transfert de votre siège social. Il est aussi capable de vous aider à trouver des sources de financements, de vous accompagner lors d’une ouverture de capital, de vous conseiller sur votre stratégie d’exportation ou encore pour rédiger un dossier de financement dans le cadre du CICE (crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi).
L’expert-comptable est responsable sur le plan pénal, civil et disciplinaire de ses manquements aux règles légales et déontologiques.
D’un point de vu civil, il est tenu responsable, à l’égard de ses clients et des tiers, des conséquences dommageables des fautes et négligences commises dans l’exercice de ses fonctions. C’est pour cela qu’il est dans dans l’obligation de souscrire un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle.
Le montant des garanties d’assurances souscrites ne peut être inférieur à : 500 000 € par sinistre et 1 million d’euro par année d’assurance.
Sur le plan pénal, il peut être tenu responsable d’infraction comme la négligence ou l’inobservation des règlements, l’omission d’écriture ou d’écritures inexactes ou fictives ou encore l’encouragement à la fraude fiscale. Il est également assujetti au secret professionnel.
Enfin sur le plan disciplinaire, les experts-comptables doivent respecter les règles déontologiques d’indépendance, de probité et de discrétion. Ce qui implique notamment une formation régulière afin de compléter et mettre à jour son expertise mais aussi de ne jamais devoir se trouver en situation de conflits d’intérêts ou toutes situations qui puisse diminuer son libre arbitre.
Aucune loi n’oblige une entreprise à faire appel à un expert-comptable et vous pouvez tout à fait décider de tenir votre comptabilité, de réaliser vos fiches de paie, vos déclarations et autres documents vous-même. En revanche, rares sont les entrepreneurs qui peuvent se permettre de gérer l’intégralité de leur comptabilité. Vous l’aurez compris, la polyvalence et l’expérience d’un expert-comptable sont vivement recommandées pour toute entreprise qui souhaite se développer.
Si vous décidez d’externaliser votre comptabilité, cela se fera obligatoirement auprès d’un expert-comptable enregistré à l’ordre des experts-comptables et ayant le diplôme d’expertise comptable (DEC).
Comment se structure un cabinet comptable ?
La profession se structure autour d’une entité : le cabinet comptable. En son sein, plusieurs intervenants se répartissent différentes tâches et responsabilités. De plus, l’année d’un cabinet est divisé en plusieurs moments phare qu’il convient de bien connaître afin de bien comprendre la particularité de cette profession.
En 2017, la profession dénombrait environ 21 000 experts-comptables et 22 000 sociétés ou associations d’expertise comptable, ainsi que 130 000 collaborateurs et 6 000 expert-comptables stagiaires. Avec près de 2 millions d’entreprises clientes, le marché de la comptabilité revendique un CA total d’environ 11,5 milliards d’euros. L’âge moyen d’un expert-comptable est de 51 ans, tandis que 15% des effectifs ont plus de 60 ans.
Le cabinet comptable associe un certain nombre d’acteurs qui se distinguent en termes d’expérience, de compétence, de coût, et de couverture du risque en cas de contrôle fiscal. On distingue globalement trois types d’intervenants au sein d’un cabinet
Il s’occupe d’un portefeuille de dossiers client. Il effectue souvent les opérations de base (enregistrement des opérations comptables, préparation du bilan, etc.) sur lesquelles s’appuie ensuite l’expert-comptable pour mener sa mission de conseil stratégique. Il est fréquent également que les cabinets emploient des chef de mission stagiaires.
Il dirige son équipe et il le garant de la bonne tenue comptable. Il a un rôle de révision et de conseils stratégique. Il est utile de noter qu’il est le seul à bénéficier d’une assurance responsabilité civile professionnelle qui couvre ses clients en cas d’erreur. Recourir à un expert-comptable constitue donc un gage de qualité et de protection. Quoiqu’il en soit, la mission de l’expert-comptable et de son équipe est librement fixée avec l’entreprise en début de la collaboration.
Ne soyez pas effrayé par le terme, le statut d’expert-comptable stagiaire n’est pas une fonction en tant que telle. Il s’agit d’un complément de formation d’une durée de trois ans permettant l’acquisition de la pratique professionnelle en vue de la préparation aux épreuves du diplôme d’expertise-comptable. Le stagiaire ne sera pas présent pour faire des photocopies, loin de là. Selon les cabinets , il aura un poste de collaborateur confirmé ou de chef de mission mais dans tous les cas il effectuera des tâches variées tant dans le domaine de la révision comptable que celles du commissariat aux comptes.
Il intervient dans un cadre très précis : il est mandaté légalement pour effectuer une mission de contrôle uniquement, une mission de certification « légale » alors que l’expert-comptable peut intervenir dans un cadre contractuel pour des missions d’assistance et de conseil. Le commissaire au compte jouit de larges pouvoir d’investigation, mais à aucun moment il ne s’immisce dans la gestion de l’entreprise.
Considérer comme le “médecin traitant” d’une entreprise, nous aurions envie de dire que c’est toute l’année qu’un chef d’entreprise a besoin d’échanger et d’interagir avec son expert-comptable. Cependant on peut facilement identifier plusieurs moments cruciaux, des dates butoirs délicates à gérer tant pour le dirigeant d’entreprise que l’expert-comptable. Par exemple, citons la clôture annuelle d’un exercice comptable, la période fiscale, la déclaration de TVA, etc. Selon la structure de l’entreprise, les dates de ces échéances peuvent varier.
S’il fallait cependant ne retenir qu’une date importante, la plus connue, il s’agirait sans nul doute dans la période du bilan. Pour la plupart des entreprises, il est réalisé au 31/12 de chaque année, ce qui signifie que les comptes sont stoppés à cette date pour permettre au comptable de faire le point. Vient ensuite le rendez-vous de bilan qui permet de tracer la ligne à suivre pour l’année suivante. Comme un professionnel de santé, un expert comptable doit intervenir dans la guérison, si un problème existe, mais il doit également faire de la prévention en distillant régulièrement chaque mois des conseils pour mieux gérer votre entreprise. Le mieux serait de fixer un rendez-vous mensuel téléphonique, physique ou par vidéoconférence afin de faire le point sur vos différents dossiers. Croyez-nous ce n’est pas vraiment pas du temps de perdu, bien au contraire.
Certaines déclarations fiscales se faisant, de plus en plus, en ligne, votre expert peut faire la déclaration en votre nom si vous le mandater. Un bon moyen de gagner encore un temps précieux.
La différence entre cabinets en ligne et outils comptables en ligne
La multiplicité des cabinets comptables 100% en ligne déstabilise souvent les jeunes entrepreneurs à la recherche d’un expert à bon prix. Il faut tout de même faire la différence entre un cabinet 100% en ligne et des plateformes collaboratives en ligne utilisées par des cabinets traditionnels. On fait le point.
Si les offres de comptabilité en ligne se multiplient, c’est parce que ce nouveau service propose une expérience simplifiée et surtout à des prix défiants toute concurrence. Les cabinets de comptabilité en ligne mettent en relation le client, le chef d’entreprise, avec un expert-comptable via une plateforme sécurisée. Le cabinet en ligne peut convenir parfaitement pour une comptabilité de trésorerie pour un auto-entrepreneur ou lorsqu’une entreprise a besoin du minimum syndical en matière de comptabilité, de gestion et de conseil. Mais dès qu’une société à l’obligation d’effectuer une comptabilité d’engagement, le cabinet en ligne montre des limites clairement ses limites.
Dès que vous avez plus d’ambitions pour votre structure, il vaut mieux faire appel à un cabinet traditionnel. En effet, ils seront plus à même de prendre du temps pour répondre à vos besoins personnalisés notamment en matière d’optimisation fiscale, comptable et financière. De plus, un cabinet traditionnel est mieux qualifié à établir une véritable stratégie d’entreprise sur le long terme.
Souvent, il existe une confusion entre un cabinet totalement en ligne et outil de gestion en ligne utilisé par un cabinet traditionnel. Un cabinet traditionnel peut utiliser une plateformes collaboratives en ligne afin de fluidifier les échanges avec le chef d’entreprise grâce à la dématérialisation. Ces plateformes prennent la forme d’un logiciel cloud qui regroupent différente fonctionnalité comme un chat ou un tableau de bord.
C’est une nouvelle manière d’envisager la relation client tout en conservant un endroit fixe pour recevoir les chefs d’entreprise si besoin. Car l’entrepreneur n’est plus obligé de se déplacer avec ses classeurs de factures et ses montagnes de tickets de caisse. Le client peut transmettre à distance, via ce logiciel de comptabilité en ligne disponible sur PC, l’ensemble des pièces nécessaires à l’établissement des comptes de l’entreprise. C’est très simple et tout est centralisé sur un compte en ligne, tandis que les échanges et les communications avec l’expert-comptable sont facilitées, via un serveur d’e-mails ou une messagerie.
En utilisant ce type de logiciel, un cabinet traditionnel souhaite réduire au maximum les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, histoire de se dégager plus de temps pour effectuer du conseil stratégique. Notons qu’il revient au chef d’entreprise de s’impliquer en envoyant les documents dont aura besoin son expert-comptable. Cette dématérialisation peut aussi prendre la forme d’une application smartphone : une photo de la facture et elle est directement intégrée dans le service en ligne du cabinet traditionnel.
En demandant au chef d’entreprise de s’impliquer dans la phase de collecte, souvent très chronophage pour tout le monde, les logiciels de dématérialisation permettent de faire baisser pour les clients le prix global de la mission comptable. L’utilisation de la plateforme ne vous est généralement pas facturée (c’est le cas de Fred), et vous n’avez qu’à souscrire à un abonnement (sans engagement) auprès d’un expert-comptable partenaire de la plateforme. Pour le dirigeant, un des gros avantage est l’absence d’investissement initial. De plus l’expert-comptable partenaire saura vous accompagner pour vous expliquer l’usage de l’outil en ligne.
Sans vouloir jouer les Cassandre, les cabinets 100% en ligne sont parfois le terrain de chasse favori pour de “faux” experts-comptables. Selon l’Ordre des experts-comptables, l’organe officiel de la profession, les faux experts-comptables pullulent notamment en Ile-de-France, où ils sont 10 000 a côtoyé les 5800 professionnels inscrits à l’Ordre. Malgré des nombreux contrôles mais aussi des sanctions lourdes comme des peines de prison et des amendes, le délit d’exercice illégal de la profession comptable se porte malheureusement bien. Au delà de ne pas être habilité à exercer cette profession, ces usurpateurs ne sont pas couverts une assurance responsabilité civile protégeant les clients en cas de faute. Et dans les pires des cas, ils peuvent même détourner des sommes supposées être reversées à l’Etat ou à l’Urssaf. Si vous décidez d’opter pour un cabinet 100% en ligne, n’oubliez donc pas de vérifier que votre interlocuteur est bien inscrit sur l’annuaire de la profession.
En conclusion, le cabinet en ligne est bonne solution pour un auto-entrepreneur ou une toute petite structure qui ne cherche pas de conseils personnalisés, ni d’optimisation fiscale. Pour une vraie stratégie d’avenir, tournez vous plutôt vers un cabinet traditionnel. Si en plus, il vous propose d’utiliser des outils de gestions clients en ligne, c’est la preuve que ce cabinet est moderne et au fait des nouveautés technologiques.
Ce qu’il vous faut savoir pour choisir votre expert-comptable
Un expert-comptable doit être pour le chef d’entreprise un partenaire extérieur de confiance. Il doit pouvoir offrir une vision détaillée des états financiers de l’entreprise et assurer un rôle, souvent décisif, de conseil stratégique. Qu’est-ce qui lie un client à son expert-comptable ? Peut-on changer d’expert-comptable en cours d’exercice ? Et surtout comment trouver chaussure à votre pied ?
La relation entre un chef d’entreprise et un expert-comptable est définie contractuellement par une « lettre de mission comptable ». Ce document juridique vous protégera en cas de litige, c’est pourquoi il est rendu obligatoire par la loi, même dans le cadre d’une petite mission. Ce que l’on trouve dans cette lettre (identification des parties, prestations, honoraires, conditions générales, obligations respectives des parties, procédures de résiliations et de litiges, etc.) est rigoureusement stipulé et prévu par le Code de déontologie des experts-comptables.
En règle générale la lettre-type porte sur une période d’une année, c’est-à-dire la durée de l’exercice comptable de l’entreprise. Une lettre spécifique sera établie à la faveur de chacun des services complémentaires réalisés par l’expert-comptable. Ces missions, généralement courtes, répondent à des besoins ponctuels comme par exemples, la production d’un business plan, l’édition de fiches de paie, des conseils particuliers, et toute autre prestation susceptible d’être accomplie par le cabinet comptable. Sur cette lettre est également précisé le tarif de la mission, les modalités de règlement des honoraires ainsi que les obligations respectives des parties et enfin la procédure à suivre en cas de litige et/ou de résiliation.
Il est bien entendu possible de rompre le contrat commercial qui vous lie avec un expert-comptable. Vous devrez respecter la procédure de rupture en faisant part à votre actuel prestataire, par lettre recommandée avec accusé de réception, de votre intention. Le client se doit d’être à jour du règlement des honoraires de son comptable et respecter un certains délai de préavis, appelé préavis de rupture et normalement prévu dans la lettre de mission. Ce préavis est généralement de trois mois avant la fin de l’exercice comptable. En cas de résiliation par le client au cours d’un exercice, et sauf faute grave avérée imputable à l’expert-comptable, le chef d’entreprise sera dans l’obligation de verser une indemnité de rupture. Elle correspond aux honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25% des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours.
Il faut savoir que les tarifs des experts-comptables ne sont pas encadrés, ce qui signifie que selon son expérience, sa réputation ou la région dans laquelle vous êtes installé, les prix peuvent énormément varier.
Selon le type de mission, le cabinet peut facturer :
N’hésitez jamais à demander des devis et à comparer les prix avant de faire votre choix. Les préconisations de vos contacts – personnels ou professionnels – priment souvent sur le choix final de l’expert-comptable. Généralement après trois recommandations positives de son réseau, un chef d’entreprise est capable de prendre contact auprès dudit cabinet.
Naturellement, il est plus facile de se référer à son réseau proche afin de connaître la réputation des différents cabinets, en ce sens comme dans beaucoup de domaines, le bouche à oreille est démarche de recherche qui à la côte.
Cependant, cette approche possède deux limites. Elle est avant tout restrictive, le comptable de vos rêves n’a peut être pas encore été contacté par un de vos proches. Se référer à une « short list » est un bon moyen pour se rassurer, mais parfois la collaboration n’est pas à la hauteur de vos espérances, et il faut parfois un peu de temps pour s’en rendre compte. Ensuite, « relation humaine», condition fondamentale pour une bonne relation avec son comptable, n’est pas une règle préétablie et vérifiable entre chaque entrepreneur et un expert-comptable en particulier. Au final, le bouche à oreille peut être une alternative mais il faudra également avoir pas mal de chance.
Une autre méthode serait de se référer aux annuaires en ligne. Mais dans ce cas comment effectuer sa sélection ? En se fiant aux plus chers ? C’est rarement une bonne idée. La loi du plus cher, payer plus pour un meilleur service, ne se justifie pas nécessairement pour un jeune créateur d’entreprise ou un indépendant. Les annuaires en ligne sont pratique pour vérifier qu’un expert-comptable n’exerce pas son métier illégalement, mais pour le reste, cela s’apparente à chercher un bon boulanger dans les pages Jaunes…
Chez Fred de la compta, nous sommes conscient que la recherche d’un expert-comptable adapté à nos besoin n’est pas un exercice facile pour un chef d’entreprise. C’est pourquoi, nous avons mis à la disposition des entrepreneurs un outil afin de les mettre en relation avec des cabinets certifié et inscrit au tableau de l’Ordre des Experts-comptable. Pour permettre la rencontre parfaite avec un cabinet partenaire de notre solution, Fred fait ce qu’on appelle du « matching », elle dresse votre profil comptable pour mieux vous identifier et ainsi vous diriger vers le cabinet comptable qui vous correspond.
Détail important, contrairement aux notaires ou aux pharmaciens, les experts-comptables ne sont soumis à aucun numerus clausus. Ce qui veut dire que les cabinets comptable s’installent un peu partout sur le territoire français. Si le meilleur expert-comptable se trouve à 400 kilomètres de votre entreprise, cela ne plus être un problème. La relation de confiance ne se borne plus à un espace géographique plus ou moins restreint. Auparavant la proximité était une condition essentielle dans le choix d’un expert-comptable. Avec l’évolution du métier et la modernité de nos moyens de communication, la zone de chalandise d’une entreprise en matière de recherche d’une solution comptable doit s’étendre à toute la France.
Encore une fois faire sa comptabilité en entreprise sans expert-comptable, c’est possible mais très contraignant. Un expert-comptable vous aidera à vous dégager du temps. En outre, si les compétences d’un expert-comptable sont vivement conseillées, ce n’est pas seulement pour vous décharger des obligations comptables, fiscales et administratives, mais aussi pour faire gagner de l’argent à votre entreprise, par des conseils avisés en termes d’économie, d’organisation, de finance. Il surveille et favorise la croissance de votre entreprise ! Enfin, nommer un expert-comptable contribue à rassurer les partenaires (banques, etc.) ainsi que l’administration fiscale sur le sérieux et la bonne tenue du bilan de votre entreprise.
Fred de la compta met à la disposition des chefs d’entreprise son système de mise en relation. En fonction du profil de votre entreprise ( secteur d’activité, zone géographique, nécessité ou non de conseils stratégiques…), nous vous présentons le cabinet le plus apte à s’occuper des besoins spécifiques de votre business.
Qu’est-ce qu’une pièce justificative comptable ?
Toute la gestion d’une entreprise doit être fondée par des pièces justificatives. Ce sont des justificatifs fiscaux indispensables, la “matière première” de l’expert-comptable. Le Code Général des Impôts oblige les contribuables qui tiennent et présentent une comptabilité à l’appuyer par ces documents appelés pièces justificatives comptables.
Que vous choisissiez de les déposer au cabinet de manière régulière ou bien de les dématérialiser si votre cabinet utilise un outil de gestion en ligne, ces documents doivent parvenir à votre comptable, dans les délais. Sans quoi, votre comptable ne pourra pas d’une part effectuer sa mission et d’autre part avoir une vision claire et globale de votre activité, condition sine qua none afin qu’il vous conseille dans la gestion de votre entreprise.
Ces documents de suivi comptable permettent à l’entreprise d’enregistrer toutes les opérations financières et valident la transparence et la sincérité de leurs comptes annuels.
Chaque pièce a sa propre spécificité et sa propre fonction, mais chacune doit obligatoirement mentionner sans distinction la date de l’opération, les caractéristiques et le montant de l’opération, l’identification des parties impliquées, et la codification pour le traitement.
Achats, ventes, stocks, frais généraux, chaque transaction doit être documentée, c’est la loi. Cela va des factures aux bulletins de paie, en passant par les bordereaux de charges sociales, jusqu’à votre achat récent de fournitures de bureau.
Chaque écriture comptable doit être justifiée par une pièce comptable justificative. C’est pourquoi les cabinets ont besoin de ces documents : l’écriture comptable, et le travail de l’expert, n’auraient aucun sens sans eux. En effet, la liaison entre une écriture en comptabilité et le document qui la justifie doit pouvoir être faite par les dirigeants de l’entreprise, par l’expert-comptable, par le commissaire au compte et par l’administration en cas de contrôle.
Ces documents doivent être classés et conservés durant 10 ans. Pour faciliter le lien entre l’écriture passée en comptabilité et son document afférent, l’entreprise doit utiliser une méthode de classement efficace. Par exercice comptable, que ce classement soit chronologique ou alphabétique, sous format électronique ou papier, l’entreprise est libre de son choix. Elle doit toutefois pouvoir décrire sa procédure classificatoire, et accéder rapidement à toute pièce justificative comptable recherchée. En cas de défaut de présentation de justificatif probant qui appuie toute écriture comptable, l’entreprise s’expose à une amende, voire à une reconstitution d’autorité par l’administration fiscale de son bénéfice imposable.
Veillez donc à bien confier la gestion de vos pièces comptables au professionnel expert-comptable déjà en charge de la tenue de vos livres obligatoires !
Toute personne physique ou morale ayant le statut de commerçant a l’obligation de tenir des livres comptables obligatoires.
Les documents comptables obligatoires à tenir en cours d’exercice et à conserver dans votre comptabilité sont les suivants : le livre-journal, le grand livre, et le livre d’inventaire. On peut ajouter la balance comptable, qui est facultative, mais précieuse.
Le livre-journal recense dans un seul document toutes les opérations impactant le patrimoine de l’entreprise. La législation impose d’enregistrer ces mouvements quotidiennement, de manière chronologique, et une même écriture comptable ne peut comptabiliser des mouvements étalés sur plusieurs jours. Le livre-journal doit indiquer le détail des recettes (identité du client, sommes versées, mode de règlement et nature de la mission) et le détails des dépenses (nature de l’achat ou identité de la dépense…).
Le grand-livre reprend les informations contenues dans le livre-journal, mais sous un ordre de présentation différent. Ici, c’est par compte comptable que les mouvements sont classés, suivant le plan comptable de l’entreprise. Pour faire simple, le grand-livre présente l’intégralité des mouvements comptables, dans l’ordre chronologique et où ils ont lieu. En somme, l’expert-comptable enregistre chaque opération comme un débit ou comme un crédit, avec le montant correspondant. La somme totale au crédit doit être égale à la somme totale au débit.
Tout comme pour le livre-journal, le grand-livre peut être constitué, pour des questions pratiques, de plusieurs grands livres auxiliaires (achats, ventes, banque) que le grand-livre général centralise.
Pour chaque compte du grand livre, les informations suivantes sont mentionnées :
Enfin, le livre d’inventaire, le troisième et dernier livre comptable, comprend des éléments différents : il répertorie l’ensemble des éléments d’actifs et de passifs que l’entreprise détient. Précisés en valeur et en quantité ces éléments sont détaillés de sorte qu’ils puissent justifier le contenu des différents postes du bilan. Le livre d’inventaire est moins fondamental que le livre-journal et le grand livre, il doit être dressé une fois par an.
Il faut signaler ici que le livre d’inventaire ne fait plus partie des états comptables obligatoires pour les exercices comptables ouverts depuis le 1er janvier 2016.
En outre, il existe la balance comptable. C’est un document essentiel, mais non obligatoire, qui se subdivise en trois comptes : général, auxiliaire, et âgée. Elle récapitule de façon synthétique tous les comptes qu’elle sert à contrôler. Elle fait apparaître le solde final et les totaux des mouvements au débit et au crédit ; ils doivent être équilibrés.
La balance auxiliaire indique les comptes fournisseurs et les comptes clients tandis que la balance âgée en fait apparaître les créances par date d’en-cours.
Ces livres comptables peuvent être tenus sous format papier ou numérique. Ils ne doivent faire l’objet d’aucun blanc, d’aucune altération quelconque afin de garantir leur caractère définitif. L’ensemble de ces livres sont tenus d’être en français et utilisé comme devise l’euro. Ils doivent être conservés sous leur format original pendant 10 ans en cas de contrôle.
Les documents nécessaires pour établir les comptes annuels
Le bilan comptable prend la forme d’un tableau obligatoire qui compose les comptes annuels de l’entreprise. Il enregistre tous les faits économiques la concernant durant une période.
Professions libérales exceptées, la loi n’impose pas de date de clôture des exercices comptables, celle-ci peut donc être librement choisie. Cela étant, il est d’usage courant qu’un exercice dure 12 mois et s’étende sur une année civile. Sachez tout de même que le premier exercice comptable n’a pas de durée minimale, mais il ne peut excéder 24 mois.
Pour réaliser ce bilan annuel, l’expert-comptable doit disposer de toutes les pièces comptables justificatives utilisées en cours d’année. Cela peut être les factures d’achats et de vente, les bulletins de paie, les tableaux des amortissements… Pour éviter tout erreur, il est conseillé avant chaque bilan de réaliser un inventaire afin de constater chaque provision pour ainsi reporter tous les montants correspondants dans les journaux du Plan Comptable Général.
A la clôture de l’exercice comptable, l’entreprise doit établir les éléments de comptabilité générale : le bilan, le compte de résultat, l’annexe, qui sont des états financiers obligatoires.
Le bilan comptable représente synthétiquement la situation économique et financière de l’entreprise. Il est composé de l’actif et du passif dont il montre la situation finale au moment de la clôture. Il est comme une photo de la santé financière de l’entreprise. C’est donc un document très important, autant pour l’administration que pour les banques ou de probables investisseurs. En effet à partir du bilan comptable, le bilan fiscal est ensuite réalisé pour déterminer le bénéfice imposable.
Sur la base du bilan comptable, il est possible de dresser également un bilan fonctionnel. Cette forme de bilan réordonne les éléments en emplois et ressources, et non en actifs et passifs. Pour faire simple, il permet de mesurer d’où vient l’argent et comment il est utilisé. Avec cet angle d’analyse, l’expert-comptable peut ainsi apprécier la rentabilité globale d’une entreprise en calculant son besoin en fonds de roulement (BFR), ainsi son ratio de rotation entre ses clients, ses fournisseurs, et ses stocks. Très utile pour piloter sur le long terme l’entreprise, le bilan fonctionnel dresse la solidité financière et permet d’évaluer les risques potentiels.
Le bilan concerne les stocks à la clôture, le compte de résultat concerne les flux. Ce dernier, aussi appelé « état de synthèse », est donc plus détaillé : il montre tous les mouvements qui ont pesés (en positif comme en négatif) sur le patrimoine de l’entreprise au cours d’un exercice pour en dégager, au final, les bénéfices ou les pertes.
Les données les plus importantes du compte de résultat sont : le chiffres d’affaires (dont la variation d’une année sur l’autre est à analyser avec attention), les charges d’exploitation (consommation de matières pour les entreprises de production, frais généraux de fonctionnement, salaires), le résultat d’exploitation (il montre la rentabilité économique des activités de l’entreprise).
L’annexe comptable, quant à elle, en complément du bilan et du compte de résultat, les éclaire de diverses informations, obligatoires d’une part, et d’autre part dites d’importance significative. On y trouve par exemple des informations sur les crédit-baux, des explications sur les charges à payer, les modalités d’amortissement des primes de remboursement d’emprunts, etc.
Une écriture comptable est l’opération qui enregistre chaque mouvement dans les comptes d’une entreprise. Les flux de nature économiques, commerciales ou financières, sont écrit dans un fichier. Le fichier des écritures comptable (FEC) regroupe un ou plusieurs exercices. En cas de contrôle de l’administration fiscale il est obligatoire, depuis le 1er janvier 2014, de le présenter.
Les sociétés concernées sont celles qui paient l’impôt sur le revenu, catégories BIC, BNC ou BA, et celles qui sont redevables de l’impôt sur les sociétés.
Il contient toutes les écritures comptables de la société, ce qui inclus les numéros de comptes, les dates, les montants, etc. Ces écritures sont à présenter par ordre chronologique.
Les entreprises qui tiennent leur comptabilité par un système informatisé (logiciel de comptabilité, tableaux Excel, …) doivent présenter, sous forme dématérialisée, ce fichier à l’administration dans un délai de 15 jours après en avoir reçu la demande par un avis qui peut concerner un ou plusieurs exercices comptables. Il faut pouvoir prouver l’intangibilité des enregistrements comptables, attention donc à Excel qui ne permet pas de remplir ce critère.
En cas d’avis de présentation de FEC, mieux vaut s’adresser à son expert-comptable pour produire le FEC et s’assurer de sa conformité aux normes légales.
La liasse fiscale regroupe plusieurs documents fiscaux produits par l’entreprise ou son expert-comptable. Cette déclaration fiscale des entreprises est remise à l’administration fiscale lors de la clôture d’un exercice comptable. C’est elle qui permet d’établir et de justifier le montant de l’impôt redevable par l’entreprise. De plus elle fournit les éléments de réponse aux obligations déclaratives exigées par l’administration fiscale.
Elle contient deux parties :
Le contenu est allégé en ce qui concerne notamment les annexes à produire si votre entreprise relève du régime simplifié. C’est le cas si votre chiffre d’affaires HT annuel ne dépasse pas 789 000 € pour les activités de livraison de biens ou à consommer sur place, et de fourniture de logement, ou 238 000 € pour les activités de prestations de services. Alors, votre liasse fiscale est simplifiée. Dans le cas contraire, vous dépendrez du régime normal.
Sachez également que votre régime d’imposition va impacter la présentation de la déclaration de résultat dans la liasse fiscale.
Les devis, factures et leur importance pour l’entreprise
La gestion de la facturation est très importante pour une entreprise dans le cadre de ses échanges avec ses clients. Au-delà de matérialiser la transaction financière liée à une prestation ou une vente, la facture constitue une pièce justificative pour la comptabilité de votre entreprise.
Le devis est le premier échange avec votre futur client. Il est important de respecter les obligations concernant sa forme et son contenu.
C’est un document écrit détaillant les prestations proposées par le professionnel ainsi que leurs prix. Le fournisseur s’engage à ne pas modifier le devis tant que l’acheteur n’a pas décidé de renoncer à son service.
Le devis n’est pas en soi un contrat mais un engagement unilatéral qui ne se transforme en un contrat seulement lorsqu’il a été signé par les deux parties, d’où l’importance de ne pas omettre les mentions obligatoires. Le client ne s’engage contractuellement qu’une fois avoir signé le devis avec la mention « bon pour travaux » ou « bon pour accord ». Une réponse par e-mail attestant de l’acceptation du devis peut également faire foi.
Il est tout à fait possible d’établir un devis gratuit à condition de respecter les différentes règles de base qui régissent l’écriture d’un devis.
En fonction de votre activité, l’obligation d’établir un devis n’est pas la même. Par exemple, pour de la prestation de service, le devis avec signature est obligatoire à partir de 1 500 € alors que pour des travaux, il faudra faire un devis dès 150 €.
En cas de manquement, c’est une amende d’au maximum de 3 000 € (pour une personne physique) et de 15 000 € (pour une personne morale).
Il est obligatoire de mettre les informations suivantes sur vos devis :
Les mentions indiquées ici ne sont pas une liste exhaustive puisqu’en fonction de votre activité, il y a des choses qui diffèrent.
La mention du mode de paiement et de l’échéance est primordiale. Cela vous permettra de pouvoir réclamer votre dû. En cas de retard de paiement, vous pouvez exiger des pénalités de retard.
Si vous avez une micro-entreprise, il faudra indiquer si vous êtes ou non assujetti à la TVA. Si vous êtes non-assujetti à la TVA, alors vous n’avez pas à indiquer de prix TTC.
Pour vous prémunir de toute poursuite, vous pouvez aussi y indiquer le service après-vente ainsi que les garanties.
La facture est la preuve qu’un produit ou un service a été vendu entre une entreprise et un autre parti. Contrairement au devis, il y a une obligation de fournir une facture que ce soit pour un particulier ou un professionnel.
Une facture sert à identifier un débiteur (le client) d’un créancier (une entreprise), le montant dû ainsi que la date de la prestation ou de la vente. La facture engage le débiteur à payer la somme d’ici la date d’échéance indiquée sur la facture.
Il existe deux types de facture :
La facture proforma, plus rare, s’établit dès l’achat pour des raisons pratiques et souvent à la demande du client. C’est en quelque sorte un modèle de brouillon qui va contenir les produits ou service à vendre et les prix. C’est une facture informative qui n’a aucune valeure fiscale, elle doit d’ailleurs porter la mention “Facture proforma”. Ce document provisoire est utilisé dans des cas bien précis pour par exemple dessiner les contours d’une probable transaction ou lors de transactions internationales pour déclarer la valeur de certaines marchandises en douane.
La facture classique, ou facture définitive établie lors de la livraison d’une transaction ou suite à une prestation de service.
La facturation classique a plusieurs fonctions :
C’est un justificatif comptable pour faire votre comptabilité. L’administration s’appuiera sur ce document, en cas de contrôle. Elle constitue également une pièce justificative pour la collecte et la déduction de TVA
C’est une preuve juridique qu’un contrat lie deux parties avec un échange d’un bien ou d’un service contre de l’argent ;
Elle indique le montant à payer, aucun des deux parties ne peut revenir dessus.
Il est obligatoire de dresser une facture pour :
La facture se dresse au moment de la vente, vous avez jusqu’à la livraison de la marchandise pour transmettre la facture. Pour la prestation de service, il faut que le travail soit achevé. Un flottement de 15 jours est accordé en cas de nécessité.
En lisant la facture, il faut pouvoir retrouver les informations suivantes :
Le temps de conservation diffère entre la législation fiscale qui exige une conservation de 6 ans au moins et le code du commerce qui exige 10 ans de conservation. Dans le cadre de factures papier, il est possible de les numériser et il faut les garder durant 6 années.
Les différents types de factures et les risques en cas de non conformité
Si vous rencontrez un problème de facturation, qu’il y a une erreur de saisie dans la facture émise, il est impossible de revenir en arrière. Elle ne pourra pas être supprimée et remplacée. Il faudra fournir soit une nouvelle facture rectificative qui remplace la première ou bien une note d’avoir. Voici les sanctions pour une facture non-conforme.
Selon l’article L.144-3 du Code de Commerce, le gérant est considéré comme responsable pénalement en cas de manquement aux mentions obligatoires devant être présentes sur la facture. L’amende peut être de 75 000 € avec une augmentation de 50 % du montant facturé ou qui devait être facturé. En cas de récidive dans les 2 ans suivant le délit, l’amende peut aller jusqu’à 150 000 €.
L’entreprise peut aussi écoper d’une peine identique à celle du gérant (si personne morale) avec une amende de 375 000 € pour le non-respect de la législation qui encadre juridiquement la facturation avec 1 500 000 € en cas de récidive. L’entreprise peut également être exclue des marchés publics durant 5 ans. Cette exclusion peut concerner l’acheteur professionnel aussi.
En ce qui concerne les sanctions fiscales, elles peuvent prendre deux formes.
Une facture peut être fournie en papier ou sous la forme électronique. Il y a des conditions de conservation selon sa forme.
En cas de facture reçue sous format électronique, il faut la conserver sous ce format durant au moins 3 ans. Passé ce délai, vous pouvez ensuite la passer sous format papier. Par contre, vous pouvez sauvegarder votre facture papier sous format électronique.
Pour cela, il faut respecter les articles A102, B-1 et B-2 du Livre des procédures fiscales :
Avant le 1er janvier 2018, il était possible d’établir la facturation sous Excel. Depuis, le 1er janvier 2018, il est interdit d’utiliser la facturation sous Excel pour plus de conformité, il faut une certification pour les logiciels de caisse.
Une facture sous forme électronique doit être conservée sur un serveur sur le territoire français ou dans un État membre de l’Union européenne ayant les mêmes règles de sécurité d’accès aux données. Si le serveur n’est pas dans ces territoires, l’administration fiscale doit en être informée.
Avoir un logiciel de facturation en ligne peut aider un chef d’entreprise. Cela peut s’avérer un gain de temps et d’argent pour faciliter la comptabilité par exemple d’un auto-entrepreneur.
Mais dès que la déclaration de TVA est annuelle ou alors au moment de calculer certains types d’impôt en fonction du statut de votre entreprise, le logiciel de facturation en ligne montre vite ses limites. Pour ne pas faire d’erreur, il vaut mieux donc se tourner vers un cabinet d’expertise-comptable.
Puisque vous devez conserver vos factures, il faut avoir une méthode de classement afin de pouvoir vous y retrouver quand vous établissez votre comptabilité et en cas de contrôle.
Quand vous recevez ou que vous éditez des factures, il est possible que vous n’ayez pas le temps de classer vos factures. Le mieux est de faire un pré-classement qui permet de classer plus rapidement ensuite. Pour les factures de vente, vous pouvez les classer immédiatement, à part si vous avez des paiements en attente.
Si vous avez un logiciel comptable, il est possible d’automatiser la saisie des factures de vente. Il suffira de les classer au format PDF dans un dossier prévu à cet effet. Dans votre dossier, vous pouvez les classer par numéros de facture, par client (avec la date) ou encore par date d’émission (ou d’échéance). Le principe sera le même pour un classement papier des factures de vente.
Quand vous effectuer un achat, le classement de la facture relative à celui-ci peut se faire de différentes manières :
Le classement des factures n’a pas l’obligation de rester le même tout au long de la vie de l’entreprise. Il faut juste faire attention à ne pas le faire en cours de mois. Le mieux est de modifier au début d’un nouvel exercice.
Le choix du statut de votre structure répond à des critères bien précis.
Entreprise individuelle, auto-entreprenariat, société ou entreprise… Le choix du statut de votre structure doit répondre à des critères bien précis. Pour cela, il faut bien définir en amont ses propres besoins, analyser son secteur d’activité et établir une stratégie à plusieurs temporalités.
La principale caractéristique de l’entreprise individuelle est qu’elle est créée en nom propre, elle n’a donc pas de personnalité morale. En France, c’est la forme juridique la plus répandue, cela est dû notamment à sa facilité de création et sa relative facilité de gestion.
Pour être micro-entrepreneur, il faut un chiffre d’affaires qui n’excède pas 170 000 € pour les activités de vente de marchandises, de biens et de fourniture de logement et qui est en-dessous de 70 000 € pour les activités qui relèvent du BIC (bénéfices industriels et commerciaux) et les professions libérales.
Cela diffère de la microentreprise du fait que l’entrepreneur engage ses biens personnels. Cela signifie que son patrimoine propre est engagé dans l’entreprise. L’entreprise est l’entrepreneure. Vous avez l’obligation de payer des charges peu importe le chiffre d’affaires que vous réalisez. C’est pour cela que la plupart des entrepreneurs choisissent la microentreprise. Seulement, l’EI n’a pas de plafond maximum de chiffre d’affaires.
L’EIRL vous permet de faire une réelle distinction entre votre patrimoine privé et celui de votre entreprise. Comme l’entreprise, c’est seulement vous et sans personnalité morale, vous gardez les bénéfices de votre patrimoine personnel. Cette forme d’entreprise n’existait pas avant 2011.
Opter pour une société unipersonnelle, c’est se donner la possibilité de différencier son entreprise de soi. C’est la garantie de ne pas engager plus que l’apport cédé à l’entreprise.
Une entreprise n’a pas de personnalité morale alors que la société en a une. La personnalité morale d’une structure est un moyen de séparer l’entreprise de l’entrepreneur. L’entrepreneur est appelé associé unique de sa société. Il a une responsabilité qui sera limitée aux apports fournis. Il n’engage sa responsabilité que sur ce qu’il investit.
L’EURL est une forme hybride puisque c’est une entreprise avec un seul entrepreneur, mais avec une personnalité juridique. Puisqu’elle a la personnalité juridique, elle a le statut de société. Elle a les mêmes règles qu’une SARL, mais ressemble beaucoup à une entreprise individuelle. Si vous exercez ou que vous allez exercer une activité dans le domaine juridique, judiciaire ou dans la santé (sauf pharmacien), vous ne pouvez pas créer d’EURL.
C’est une société qui a un seul associé. Cela signifie que l’entreprise et l’entrepreneur sont bien différenciés. Cette société prend la forme d’une SAS, mais avec une seule personne comme dirigeant. Il n’y pas de capital minimum à engager. La législation ne prévoit pas sa création pour les secteurs juridiques, judiciaires et de santé.
Il reste de nombreuses de possibilités pour choisir la forme juridique de sa société.
Comme son nom l’indique, c’est une société qui est composée de plusieurs associés. Elle a une personnalité morale et la responsabilité de chaque entrepreneur associé est liée au pourcentage d’apport.
Cette société peut être composée de 2 à 100 associés. Quand on parle de responsabilité limitée, ce sont les associés qui engagent leur responsabilité à la hauteur de leur apport dans la société. Il n’y a pas de minimum requis pour le capital à engager dans la société. Il n’est pas possible de créer une SARL pour les professions du secteur juridiques, judiciaires et de santé.
C’est une entreprise qui fait entrer des actionnaires. Ils doivent être au minimum de 2 et peuvent aller jusqu’à 7 (surtout pour les sociétés cotées en bourse). La société prend ses fondations dans les capitaux investis par les actionnaires. Il y a un conseil d’administration à sa tête avec un président directeur général (PDG) ou bien un conseil de surveillance.
Il est possible de créer une société par actions simplifiée avec au moins 2 associés. Il n’y pas de limite au niveau du nombre d’associés ni de capital minimum à engager. La responsabilité de chaque associé dépend de son apport personnel. Que vous soyez artisan, commerçant, industriel ou en profession libérale, vous pouvez créer une SAS (sauf dans le secteur judiciaire, juridique ou dans la santé).
Il faut être, au minimum, 2 pour créer une société en nom collectif. Il y a une responsabilité solidaire de la part des associés dans les dettes de la société. Il n‘y a pas de minimum requis dans l’apport personnel à engager.
Définition et différences
Il est primordial de savoir que le choix du statut juridique à nécessairement une conséquence sur votre régime fiscal. Ce choix n’est pas à prendre à la légère car il a des conséquences sur l’imposition des bénéfices et sur la TVA. En premier lieu, il faut déterminer si vos activités entre dans la catégorie BIC ou BNC.
Si votre entreprise exerce une activité artisanale, industrielle et commerciale, alors votre structure relève de la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux. Lorsque les activités de marchand de biens, d’agents immobiliers et de lotisseurs sont exercées comme une profession, elles sont alors considérées comme dépendantes du BIC.
Pour toutes activités libérales (médecin, notaire, architecte…), les produits de charges et d’office, ainsi que pour les autres activités non-identifiables par les critères du BIC, alors l’entreprise relèvera cette fois-ci du BNC, ou Bénéfices Non Commerciaux.
Avec l’évolution de notre système de travail et l’éclosion permanente de nouvelles activités, il est parfois compliqué de faire la distinction en BIC ou BNC. En effet, la définition de profession libérale peut être, dans des cas bien précis, sujette à plusieurs interprétations. Prenons un exemple concret. Une activité de prestataire informatique BIC ou BNC ?
Cette activité est considérée comme dépendante du BIC, sauf lorsque ladite activité est de manière prépondérante une prestation intellectuelle, comme des développeurs, et non de maintenance, comme une personne chargée d’un SAV. Dans tous les cas, si un doute subsiste, n’hésitez pas à demander conseil à un expert-comptable.
En matière de régime d’imposition, d’obligations fiscales et comptables, ces deux régimes ne fonctionnent pas de la même manière.
Comme nous allons le voir, ces deux catégories permettent aux entrepreneurs individuels d’opter pour un régime simplifié, le micro-BIC ou le micro-BNC sous certaines conditions.
En matière d’imposition, pour les autres entrepreneurs imposés sur le bénéfice réel, ils dépendent :
En ce qui concerne les obligations fiscales, il existe également une grosse différence entre ces deux catégories. Pour les BNC, la date de clôture est toujours le 31/12, alors que pour les BIC, elle peut intervenir à la fin de n’importe quel mois de l’année. Le choix de la clôture d’exercice pour les BIC revêt donc un caractère hautement stratégique. Un expert-comptable spécialisé dans votre métier et bien au fait de vos variations d’activité peut devenir une véritable arme fiscale pour votre structure. En effet, il vous aidera à clôturer votre exercice en période creuse afin de vous faire économiser des ressources.
Enfin, il existe également des différences en ce qui concerne les obligations comptables.
Dans le cas d’une activité dépendante du BIC, votre bénéfice sera déterminé en fonction des livraisons des biens, des marchandises, des services que votre structure aura vendus ou acheté. Vous dépendez donc d’une “comptabilité d’engagement”, il sera tenu compte de l’ensemble de vos factures émises sur un exercice, même celles qui ne sont pas encore payées à l’échéance de ce dernier. Il faudra également tenir un livre-journal et un grand-livre. Une exception est admise pour les BIC au régime réel simplifié, ces entreprises peuvent opter pour une comptabilité de trésorerie en cours d’année, ainsi les créances et dettes ne sont constatées qu’à la clôture de l’exercice.
Dans le cas d’une activité dépendante du BNC, cette fois-ci, le bénéfice de votre activité sera calculé en fonction des seules dépenses auprès de vos fournisseurs et de la totalité des créances payées par vos clients. L’entrepreneur devra alors tenir une comptabilité de trésorerie, ainsi qu’un livre-journal et un registre des immobilisations.
Les régimes micro-BNC et micro-BIC permettent de bénéficier de formalités largement simplifiées en matière sociale, fiscale et comptable.
Commençons par le régime micro-BNC, soit pour les personnes physiques exerçant une activité non-commerciale. Sauf dans ces cas précis :
Au niveau fiscal, un professionnels dépendant du micro-BNC :
En matière de charges sociales, le professionnel dépend du régime micro-social, tandis que ses obligations comptables sont ultra-simplifiées. Les entrepreneurs imposés dans cette catégorie sont dispensés de tenir une comptabilité. Ils doivent simplement tenir un livre qui enregistre de manière journalière le détail des recettes encaissées.
À noter que les montants unitaires inférieurs à la somme de 76 euros ont la possibilité d’être enregistrés au global en fin de journée. Pour cela, ils doivent faire l’objet d’un paiement comptant et les justificatifs du détail des opérations doivent tout de même être conservés.
Intéressons-nous maintenant au régime micro-BIC. Ce régime concerne les personnes physiques exerçant une activité non-commerciale. Sauf dans les cas suivants :
Pour profiter de ce régime, le statut juridique du professionnel doit obligatoirement être une entreprise individuelle, une EURL ou une EIRL. Du coup, les sociétés à plusieurs associés et les SASU ne peuvent pas, de facto, bénéficier de ce régime micro-BIC.
Enfin, certaines activités sont exclues automatiquement du régime comme par exemple la location de matériel, les marchands de biens, les lotisseurs ou encore les opérateurs sur marché financier.
D’un point de vue fiscal, le professionnel titulaire d’un micro-BIC est imposable à l’impôt sur le revenu à partir d’un pourcentage des recettes encaissées sur une année civile. Les barèmes sont les suivants :
Le bénéfice imposable est de :
De leurs côtés, les cotisations sociales, elles sont calculées forfaitairement sur les recettes encaissées selon le régime micro-social. En ce qui concerne, les obligations comptables,, ici encore, tout est simplifié. Le professionnel sous le régime micro-BIC devra simplement :
Les professionnels effectuant des prestations de services sont dispensés de tenir ce registre d’achat.
En France, il existe trois régimes fiscaux différents qui peuvent être automatiquement liés au statut juridique de votre entreprise.
Lors de la création de son entreprise, un entrepreneur doit choisir un régime fiscal. Les choix à sa disposition sont classés en deux grandes catégories : d’un côté le régime micro-entreprise, et de l’autre les régimes réels d’imposition simplifié et normal.
Pour faire simple, c’est une manière d’opérer un prélèvement à la source. Sauf que dans ce cas précis, le barème n’est pas progressif.
Les montants varient selon les différents secteurs d’activités. Ils s’élèvent à :
Lorsque vous remplissez votre déclaration de chiffre d’affaires, vous allez payer directement dans vos charges, l’impôt selon le chiffre réalisé. La périodicité peut se faire mensuellement ou trimestriellement, en fonction de ce que vous avez choisi lors de la création de votre entreprise. Par conséquent, il n’y aura pas d’impôt sur le revenu à verser.
Il faut bien faire attention à ce choix, parce que le prélèvement libératoire vous exonère automatiquement de la TVA. De plus, ce choix n’est possible qu’en cas de revenu global inférieur à 27 086 €/part de quotient familial.
Relativement simplifié, le régime micro-fiscal est disponible sous certaines conditions :
De plus, un abattement fiscal est prévu pour chaque activité :
L’abattement est au minimum de 305 €. Ce régime fiscal relève de l’impôt sur le revenu (IR) et il y aura donc une soustraction à faire entre le chiffre d’affaires annuel et l’abattement pour obtenir le résultat et y imputer le barème progressif de l’IR.
De son côté, le régime réel pour les entrepreneurs individuels est le régime fiscal obligatoire en cas de dépassement du seuil de chiffre d’affaires pour bénéficier du régime micro-fiscal. Il est possible de choisir ce régime dans le cadre d’une volonté de déclarer sa TVA.
Le régime réel permet de déduire directement ses dépenses de ses recettes. Si vous avez un déficit, il est possible de le reporter sur plusieurs exercices, ce qui va permettre de lisser celui-ci.
Ce régime impose une rigueur dans la comptabilité. Vous devrez fournir des preuves de vos charges et de vos recettes.
Une fois le statut juridique choisi et le régime fiscal décidé, tout n’est pas terminé ! Il faut encore réaliser quelques étapes supplémentaires afin d’acter légalement la création de votre structure.
Si vous êtes en entreprise individuelle, et qui plus est en micro-entreprise, il n’y a pas de rédaction de statuts à proprement parler puisque c’est un statut qui est défini par la loi et qui permet de faciliter la création d’entreprise. La rédaction des statuts est par contre obligatoire pour les SARL, EURL, SAS et SASU.
Quand on crée son entreprise ou sa société, il faut obligatoirement passer par l’étape de son immatriculation. Il suffit de vous rendre sur Internet sur le site du CFE (centre des formalités des entreprises), de remplir le formulaire en ligne et de régler les frais d’immatriculation. Pour cela, munissez-vous de tout ce qui pourra documenter votre dossier : statuts, vos coordonnées, RIB, etc.
De son côté, le K-Bis ne concerne que les sociétés. Pour une micro-entreprise ou une entreprise individuelle, vous recevez un K. C’est un document qui retrace les principales informations concernant votre entreprise, mais ce n’est pas un acte authentique. Ces documents, vous les recevez dans les 15 jours suivant votre inscription. Vous recevez 4 exemplaires de votre extrait de K-Bis qui sont gratuits. Conservez-les bien, car pour vous en délivrer plus, il faudra régler une petite somme au tribunal de greffe.
Une société ne peut exister sans un apport de capital social. C’est en quelques sortes un contrat par lequel l’associé affecte un bien ou un droit à la société en contrepartie de la remise de titres sociaux. Le capital social équivaut au total de la valeur des apports.
Pour ce faire, il faudra déposer ce capital numéraire sur un compte en banque spécialement ouvert à cet effet. Le banquier sera alors en mesure de vous délivrer une attestation de dépôt, document indispensable pour finaliser le dépôt de vos statuts. Vous pourrez de nouveau accéder à ces fonds sur la présentation de votre K-bis, une fois celui-ci réceptionné. Par contre si le capital social est constitué d’apports en nature pour plus de 50 % et/ou qu’un de ces éléments à une valeur supérieure à la somme de 30 000 €, le chef d’entreprise sera dans l’obligation d’avoir recours à un commissaire aux apports.
Régime BIC ou régime BNC ?
Pour un chef d’entreprise connaître les différents impôts et les taxes permet d’établir un calendrier annuel de vos échéances fiscales, outil indispensable pour bien alimenter votre plan de trésorerie et ainsi éviter des retards, voire des pénalités. Pour schématiser, il existe trois grands types d’impositions : l’imposition sur les bénéfices, la contribution économique territoriale (CET) et la TVA. Nous allons dans cet article nous intéresser aux deux premiers.
Chaque entreprise a l’obligation de déclarer ses bénéfices et ses revenus. Pour cela, les créateurs d’entreprise doivent choisir d’assujettir leur entreprise à l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés. Quand ils ont le choix, il faut faire attention car cela a des conséquences financières importantes sur la fiscalité du dirigeant, sur son mode de rémunération ainsi que sur le versement de ses ARE (indemnisations de Pôle Emploi).
Pour schématiser, sont soumises à l’impôt sur le revenu : les entreprises individuelles (artisans, commerçants), les professions libérales et les EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée). Ensuite, en fonction de la nature de l’activité, sera déterminé le taux de bénéfice imposable.
Si l’activité est industrielle, commerciale ou artisanale, donc dépendante du régime BIC, elle sera soumise au régime de la micro-entreprise ou micro-BIC ou alors au régime réel.
Si l’activité est plutôt de nature libérale, donc dépendante du régime BNC, elle sera soumise au régime fiscal de la micro-entreprise ou micro-BNC ou alors à la déclaration contrôlée.
Il est important de noter que les professionnels ne sont imposés à l’impôt sur le revenu que sur leurs salaires ou dividendes.
De son côté, l’impôt sur les sociétés s’impose de facto aux bénéfices réalisés par les sociétés de capitaux. Autrement dit, cet impôt concerne de plein droit : les sociétés anonymes (SA), les sociétés par actions simplifiée (SAS et SASU), les sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL dont l’associé unique est une personne morale), les sociétés en commandite par actions (SCA), les sociétés coopératives.
À noter que sous certaines conditions, les SA, les SAS et les SARL créées depuis cinq ans maximum peuvent choisir pour une durée limitée le régime de société de personnes et donc être soumises à l’impôt sur les sociétés.
Le bénéfice imposable à l’impôt sur les sociétés est calculé en appliquant les règles de détermination du BIC sous le régime des bénéfices réels : soit régime réel simplifié, soit régime réel normal. Selon la loi de finances pour 2018, cet impôt doit baisser progressivement jusqu’à 25 % d’ici 2022. Pour le moment, il est de 28 % pour les bénéfices inférieurs à 500 000 € et de 33,3 % (ou 1/3) au-delà. Dans les prochaines années, le taux doit s’ajuster selon ce calendrier : 31 % au-delà de 500 000 € de bénéfices en 2019, 28 % sur l’ensemble des bénéfices en 2020 et enfin 26,5 % en 2021.
Cependant l’impôt sur les sociétés est un calcul compliqué qui comporte de nombreuses spécifiés comptables et autres paramètres. Par exemple, il faut faire attention aux rémunérations des dirigeants et aux intérêts des associés, car déductibles. Ou déclarer les charges financières liées à l’acquisition de titres de participation.
Faisant partie intégrante de la fiscalité des chefs d’entreprise, la contribution économique territoriale est un impôt local qui remplace depuis 2010 la taxe professionnelle et qui a pour but de financer les collectivités territoriales. Cet impôt se dédouble en deux cotisations qui sont distinctes et qui ont donc leurs propres modes de calcul.
La contribution économique territoriale est égale à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises à laquelle il faut ajouter la cotisation foncière des entreprises. Autrement dit CET = CVAE + CFE
Commençons par la contribution sur la valeur ajoutée des entreprises, un impôt affecté aux communes, aux départements et aux régions françaises. Toutes les entreprises ayant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 500 00 euros sont redevables de cet impôt. Pour calculer la valeur ajoutée produite par l’entreprise, il faut faire la différence entre son chiffre d’affaires et les achats de biens et les charges déductibles. Le montant de la CVAE ne peut correspondre qu’à 1,5% maximum de la valeur ajoutée. Dans le cas où le CA de l’entreprise est inférieur à 500 000 euros, une cotisation minimale de 250 euros est demandée à l’entreprise. La CVAE est due pour l’année entière par le redevable qui exerce son activité au 1er janvier de l’année d’imposition, mais n’est pas due pour l’année de création de l’entreprise.
Maintenant abordons le cas de la CFE. Cet impôt est uniquement affecté aux communes et il se base sur la valeur locative cadastrale des terrains utilisés pour les activités d’une entreprise. Cela concerne : les locaux en crédit-bail, les locaux propriétaires et même les locaux mis gratuitement à disposition. L’administration fiscale se base sur la même valeur locative que celle de la taxe foncière pour les particuliers. De ce fait, comme la taxe foncière, la CFE varie selon la position géographique vu que cet impôt dépend du choix de chaque commune. Sa particularité est de toucher quasiment tout le monde. Tous les non-salariés au 1er janvier de l’année d’imposition sont redevables de la CFE dans chaque commune dans laquelle ils ont ou louent à des fins professionnelles un local ou un terrain. À part quelques cas d’exonération comme pour les exploitants agricoles, les artistes, les sportifs, les artisans ou les vendeurs à domicile indépendants, tous les entrepreneurs se trouvent redevables de cet impôt. Jusqu’en 2015, les micro-entrepreneurs en était exonérés également mais ce n’est plus le cas.
Tout comme la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises, la CFE n’est pas due par le chef d’entreprise durant la première année d’exercice, mais pour en bénéficier il faut faire une demande d’exonération celle-ci n’est pas automatique. Autre bonne nouvelle, la base imposable de la CFE est réduite de 50% lors de la 1ère année d’imposition.
La définition et les différents régimes
Tôt ou tard, que vous soyez micro-entrepreneur ou chef d’entreprise, le sujet de la TVA arrivera sur la table. D’ailleurs, la TVA a mauvaise côte auprès de l’entreprenariat français, de nombreux chefs d’entreprise le considérant comme “trop cher”. En réalité, les particuliers sont les seuls à le payer. Pour les professionnels, c’est un impôt relativement neutre car ils ne sont que des collecteurs de taxe.
La TVA ou Taxe sur la Valeur Ajoutée est une taxe indirecte sur la consommation. Son taux dit normal est de 20%. Il existe ensuite plusieurs taux intermédiaires spécifiques à certains biens. Ainsi, sur chaque bien ou service acheté, une partie de la somme correspond à de la TVA qui est ensuite reversée à l’État. Chaque entreprise ou société réalisant des ventes de biens ou des prestations de service de manière indépendante et habituelle est selon la loi redevable de la TVA.
Les professionnels collectent la TVA sur leurs ventes, la déduisent ensuite sur leurs achats et ils doivent verser la différence au Trésor Public. Autrement dit l’entrepreneur ne verse de l’argent que s’il a effectué une vente et donc généré une valeur ajoutée. Ainsi la TVA n’est pas une réelle charge pour l’entreprise car ils ne font que reverser une somme qui ne leur appartient pas. Et dans le cas où ils reversent plus d’argent qu’ils ne dépensent, les professionnels seront remboursés sous forme de crédit de TVA. Pour s’éviter toute déconvenue, et trou dans une trésorerie, le premier réflexe à adopter est simple : Il faut toujours, dans son activité, raisonner avec des montants hors taxes (HT) et non pas en tout taxes comprises (TTC).
Dans la fiscalité française, on dénombre trois régimes de TVA qui diffèrent selon le CA de l’entreprise : le régime normal, le régime simplifié et le régime de franchise de TVA.
Pour les SARL, EIRL, EURL, SASU et SAS et les micro-entreprises voici les critères :
Un cas particulier est à noter :
Comme vu plus haut, seuls les auto-entrepreneurs bénéficient d’un régime de franchise spécifique. Ce mécanisme a été mis en place pour favoriser la création des petites entreprises. Avec deux gros avantages : beaucoup moins de formalités et des prix moins cher ou une marge plus élevée par rapport aux concurrents soumis à la TVA. Par contre, gros inconvénient, il est impossible de récupérer la TVA sur ses achats. Pour cela, il est obligatoire de prévenir ses clients sur sa facture en précisant cette mention obligatoire : « TVA non applicable, article 293 bis du CGI ».
Selon l’activité du chef d’entreprise, il existe deux modes de calcul. Pour les activités de vente de biens, la TVA se réalise sur les débits. De ce fait, le professionnel paie la TVA sur les ventes qu’il a réalisées durant la période de référence, même s’il n’a pas encore encaissé le montant à cause, par exemple, d’un retard de paiement. Pour les activités de prestation de service, le professionnel paie la TVA sur les encaissements reçus, également au cours de la période de référence.
Si le taux normal de TVA par défaut est de 20%, il existe quelques exceptions :
En ce qui concerne les échanges de déclarations, une différence existe entre le régime réel et le régime normal.
Pour le régime réel simplifié, la déclaration est annuelle et un acompte de prévision est versé chaque semestre. Par exemple en juillet de chaque année, il faut s’acquitter de 55% du montant de la TVA de l’année précédente et en décembre de 40% toujours de l’année précédente. Si votre entreprise clôture ses comptes au 31 décembre, la déclaration annuelle de régularisation se transmet au mois de mai.
Pour le régime normal, la déclaration et le paiement se font tous les mois.
Les impôts et taxes présentés ci-dessus, sont ceux qui touchent le plus d’entreprises et de sociétés. En voici d’autres, plus spécifiques, dont vous serez redevable dans certains cas.
Vous êtes redevable de cette taxe quand vous disposez de voitures particulières ou que votre personnel les utilise à des fins professionnelles. Le calcul est effectué sur l’année civile. Il se base sur les émissions de CO2 et le carburant utilisé ainsi que la date de mise en circulation. Cela permet de favoriser les entreprises qui font attention à leurs émissions de CO2.
La taxe d’apprentissage ne concerne pas les activités classées dans les bénéfices non-commerciaux et les bénéfices agricoles. La taxe d’apprentissage va toucher les entreprises qui ont prévu d’employer du personnel, hors intérim. Le calcul se base sur l’année civile en multipliant la masse salariale par le taux qui est de 0,68 % en France sauf en Alsace-Moselle où c’est 0,44 %.
C’est la même chose que pour la taxe d’apprentissage, les entreprises voulant employer du personnel (hors intérim) sont redevables de cette contribution. Elle est calculée par année civile. Son taux dépend du nombre de salariés présents dans l’entreprise :
Ces taux sont liés à des emplois en CDI. Pour les salariés qui sont en CDD, les entreprises ont un taux à 1 % sur la masse salariale en CDD. Les entreprises d’intérim ont des taux plus élevés.
L’effort de construction est la participation de l’employeur à la construction d’un logement de l’un de ses salariés. Cet effort est aussi appelé dispositif 1 % logement. C’est un impôt qui part d’un investissement direct dans la construction d’un logement pour ses salariés.
Cette participation concerne les entreprises qui emploient au moins 20 salariés sur l’année civile (c’est une moyenne sur l’année). Le taux est de 0,45 % et comme pour les autres contributions, il faut multiplier cela à la masse salariale annuelle. Il est possible de payer une cotisation fiscale additionnelle en cas d’effort insuffisant.
Identifier et valoriser les éléments constitutifs du résultat de l’entreprise.
Disons-le d’emblée, aucun texte de loi ne rend obligatoire l’élaboration d’une comptabilité analytique. Cependant, elle peut s’avérer très utile. Très prisée par les petites et moyennes entreprises, elle peut également s’avérer être un outil de pilotage à ne pas négliger pour les petites structures.
Chaque chef d’entreprise doit être capable de bien distinguer la différence entre une comptabilité générale de trésorerie ou d’engagement, plus globale, et une comptabilité analytique, plus fine et qui dissèque mieux la rentabilité d’une entreprise.
La comptabilité analytique s’appuie sur les données de comptabilité générale. Fortement recommandée, elle déploie un outil efficace de gestion et de pilotage de l’entreprise. Elle permet d’avoir une meilleure connaissance des dépenses qu’elle engage et de produire de l’information plus pertinente. Les coûts sont le principal objet d’analyse de cette comptabilité. Alors que la comptabilité générale exprime une vision globale des comptes de l’entreprise, la comptabilité analytique présente une vision détaillée de chaque activité et fonction assumée par l’entreprise. Ainsi est-elle un complément précieux de la comptabilité générale.
Chaque fonction va être analysée pour en identifier les coûts propres :
On va aussi pouvoir déterminer des évaluations (les stocks, par exemple) et ainsi :
Un coût est défini comme une accumulation de charges sur un produit, un service ou une activité. L’entreprise qui souhaite mettre en place une comptabilité analytique a le choix entre plusieurs méthodes : des coûts complets, des coûts partiels, des coûts directs, des coûts cibles et la méthode dite ABC.
La plus connue et la plus utilisée est la méthode des coûts complets. Elle permet de déterminer le coût d’un produit, en y imputant l’ensemble des charges incorporables. L’analyse des coûts complets va ainsi permettre de déterminer si le projet est envisageable ou non. En distinguant les charges directes (matières premières directement liées à la conception du produit, temps de travail dédié, etc.) des charges indirectes (transport des marchandises, électricité, etc.), le principe est d’additionner les charges directes qui sont directement attribuées au coût du produit, et les charges indirectes qui vont faire l’objet d’une répartition coefficientée entre les différents produits. À noter que selon le mode de répartition choisi et les affectations des charges, des biais sont introduits dans le calcul, et le résultat du coût final n’est pas le même. Cette méthode est souvent inadaptée à certaines activités, mais davantage utilisée pour les activités industrielles.
De son côté, les coûts partiels est une méthode de calcul qui repose sur la distinction entre les charges fixes et les charges variables. Elle permet de déterminer la marge de chaque produit ainsi que sa contribution relative aux charges fixes. Elle permet aussi aux entreprises de calculer la rentabilité de chacun de ses produits ou services de manière précise. Pour son calcul, les charges variables (qui varient en fonction du volume de l’activité) ainsi que des charges fixes spécifiques (directement imputables à un produit et qui ne varient pas en fonction du volume de l’activité) et des charges fixes communes (non imputables à un produit en particulier, et non variables) sont prises en compte. Là encore, cette méthode est intéressante pour décider s’il vaut mieux maintenir ou abandonner une activité.
Le direct costing (ou coût direct) s’applique bien aux entreprises multi-produits ou multi-activités ; elle apporte un autre regard sur le manière dont la richesse se crée en entreprise, notamment l’indicateur de rentabilité. On isole les charges fixes considérées comme des charges structurelles à forte inertie et on évalue la contribution de chaque activité à la couverture de ces charges fixes. On se sert notamment de cette méthode pour piloter des politiques de prix et mesurer le risque.
La méthode ABC (Activity Based Costing) détermine les coûts par activité. Elle part du postulat que ce ne sont pas les produits mais les activités qui consomment les ressources de l’entreprise, et s’appuie sur la notion de valeur. L’entreprise est donc segmentée en activité. C’est une variante de la méthode des coûts complets qui autorise une analyse plus fine que le simple calcul du coût de revient d’un produit. Elle offre une meilleure connaissance des processus, ce qui dégage les forces et les faiblesses d’une organisation, mais est plus longue et coûteuse à mettre en œuvre.
Enfin, la méthode des coûts cibles, nommée également « target costing », se concentre sur l’analyse de ce qui est attendu par le client. Sa démarche est donc de maximiser la satisfaction du client tout en réduisant au maximum les coûts. Elle évalue les coûts de production mais en se recentrant précisément sur les fonctions essentielles attendues par le client pour en calculer le coût. On l’utilise beaucoup en marketing.
Les grands principes du métier sont définis par le Code de Commerce et par le Plan Comptable Général.
L’activité comptable est strictement encadrée par des principes qui la régissent et lui donne un cadre conceptuel.
Le principe de l’indépendance des exercices impose d’associer les charges et les produits à l’exercice comptable qui les concerne. Par exemple, les factures clients et fournisseurs de l’exercice N doivent être comptabilisés sur cet exercice N, à l’exclusion des exercices antérieurs ou postérieurs, et cela, indépendamment de leur date de facturation. Cela implique notamment de ne comptabiliser qu’une seule fois une même facture.
Le principe de prudence permet d’éviter le transfert d’incertitudes présentes sur des exercices futurs, afin de ne pas fausser le patrimoine et les chiffres réalisés. Ce qui est incertain va donc être provisionné et on ne tiendra pas compte d’éventuelles appréciations non encore réalisées.
Enfin, le principe du coût historique stipule d’enregistrer les biens acquis à leur coût d’acquisition (valeur nominale), les biens acquis gratuitement (offerts) à leur valeur estimée, et les biens produits à leurs coûts de production. Au moment du bilan, il n’y a donc pas de réévaluation de la valeur d’un bien. (Des règles de réévaluation permettent toutefois, par ailleurs, d’actualiser les valeurs.)
Pour commencer, le principe de la continuité d’exploitation suppose que l’entreprise va poursuivre son activité au-delà de la date de clôture. Ce principe permet par exemple d’amortir un bien sur plusieurs années. Le non-respect de ce principe obligerait à estimer la valeur actuelle de tous les actifs, c’est-à-dire leur valeur liquidative.
Le principe de l’indépendance des exercices impose pour sa part d’associer les charges et les produits à l’exercice comptable qui les concerne. Par exemple, les factures clients et fournisseurs de l’exercice N doivent être comptabilisés sur cet exercice N, à l’exclusion des exercices antérieurs ou postérieurs, et cela, indépendamment de leurs dates de facturation. Cela implique notamment de ne comptabiliser qu’une seule fois une même facture.
Afin d’assurer une cohérence comptable et de permettre des comparaisons pertinentes entre chaque exercice, le principe de permanence des méthodes suppose une continuité sur plusieurs exercices, de la méthode d’enregistrement et de présentation comptable choisie. La dérogation à ce principe est réglementée et doit être motivée dans l’annexe.
Les éléments d’actif et de passif doivent être distincts et évalués séparément. On ne peut compenser (fusionner) une dette et une créance au bilan, ni une charge et un produit dans le compte de résultat. C’est nécessaire pour produire une image fidèle et transparente de l’activité de l’entreprise et de son patrimoine, il s’agit du principe de non-compensation.
Il faut tenir compte des événements et éléments importants et significatifs, et certains aspects négligeables peuvent être mis de côté. C’est le principe d’importance relative. Ce principe est à lier avec celui de bonne information qui oblige à la sincérité et à la pertinence de l’information comptable enregistrée.
Le principe d’intangibilité du bilan d’ouverture stipule que le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent et ce, avant répartition.
Parfois, dans le cas de certaines transactions, des difficultés peuvent apparaître pour résoudre un problème comptable à cause d’une incompatibilité entre la traduction juridique et la réalité financière d’une opération. Pour ne pas avoir à faire face à ces difficultés, il faut respecter le principe de prééminence de la réalité sur l’apparence. Autrement dit, chaque opération doit être enregistrée, l’être en toute transparence et en conformité à leur nature économique et financière.
Même s’il bénéficie d’une comptabilité allégée, le micro-entrepreneur n’est pas totalement exempté de certaines obligations.
Moins contraignante à gérer que pour les sociétés, la comptabilité du micro-entrepreneur doit tout de même être réalisée avec soin et rigueur.
Chaque micro-entrepreneur doit créer un livre de recettes. Celui-ci doit mentionner de manière chronologique l’origine et le montant des recettes effectuées. Il faut également faire la distinction sur le règlement : espèces, liquides, virements… Chaque référence doit être reliée à une pièce justificative (ticket, facture…).
Notons que les recettes dont le montant unitaire n’excède pas 76 euros peuvent être inscrites globalement à la fin de chaque journée pour une activité de service ou de vente au détail. Par contre, l’ensemble des justificatifs de ces transactions doivent être conservés comme par exemple les fiches de caisses. Notons également que lors d’une remise de chèques en banque de manière simultanée, il est possible pour le micro-entrepreneur de n’inscrire qu’un seul total sur le livre de recettes à condition de conserver le bordereau de dépôt.
En ce qui concerne le registre des achats, il est obligatoire seulement en cas d’activités commerciales ou de prestations d’hébergement. Il se charge de regrouper le détail des achats engagés pour l’activité professionnelle du micro-entrepreneur.
Enfin pour le choix du régime social, un micro-entrepreneur sera affilié en fonction de la nature de son activité, au régime des indépendants (anciennement RSI) ou à la CIPAV. Attention, il est impossible de cumuler plusieurs régimes si jamais votre activité de micro-entrepreneur n’est que secondaire, vous demeurez au régime général de la sécurité sociale puisque salarié.
Il est possible de bénéficier d’exonération de charges sociales pendant les trois premières années de son exercice grâce au dispositif ACCRE. Cette aide à la création d’entreprise propose un taux progressif de taxe sur le CA afin de permettre au micro-entrepreneur de se préparer à l’application du régime de droit commun.
Pour cela, il faut remplir certaines conditions, comme par exemple :
La demande d’ACCRE doit s’effectuer dans les 45 jours suivant la demande de création du statut de micro-entrepreneur. Si vous bénéficiez de l’ACCRE, votre taux de taxe sur votre chiffre d’affaires s’élèvera de la sorte :
Pour les activités de vente :
Pour les activités artisanales, commerciales ou libérales :
Comme tout professionnel en activité, le micro-entrepreneur est responsable de ses actes durant son activité. Nous vous conseillons dans tous les cas de vous couvrir par rapport aux risques de votre métier afin de protéger vos biens, autrui, mais également vos revenus en cas d’accident. Toutefois, l’assurance professionnelle est une obligation devant la loi seulement pour une catégorie d’activité.
Voici une liste non-exhaustive :
De plus pour l’ensemble des activités artisanales, l’assurance professionnelle est également obligatoire. La souscription doit même être mentionnée dans les contraintes légales sur vos factures clients. En ce qui concerne les prestataires de services, aucune obligation légale. Cependant, il est utile de se renseigner sur les assurances de type RC Pro. Ce sont des garanties de responsabilité civile qui vous protègent vous et autrui des dommages susceptibles d’être causés par votre activité. Par exemple, cela prend en compte les accidents qui pourraient arriver suite à la vente et la défaillance d’un de vos produits.
Depuis la loi de financement de la sécurité sociale de 2015, il est obligatoire pour un micro-entrepreneur de séparer ses comptes personnels et ceux résultants de son activité. Il faut pour cela qu’il ouvre un compte dédié, soit dans sa banque ou une autre, à son nom afin de gérer les flux financiers et les dépenses liés à son activité. Grâce à ce compte, vous pourrez encaisser vos recettes, régler vos dépenses professionnelles, effectuer des prélèvements de rémunération… Il ne doit pas servir pour vos dépenses personnelles.
Attention à ne pas confondre un compte bancaire dédié, qui est un compte bancaire classique, et un compte bancaire professionnel. Ce dernier est une obligation pour les sociétés mais pas pour les micro-entrepreneurs. Il donne accès à une carte d’entreprise et à des offres de crédits spécialement faites pour les entreprises et les sociétés. Ouvrir un compte micro-entrepreneur dédié, vous permettra d’obtenir des informations financières plus lisibles, ce qui est un vrai plus pour diriger son activité ou lors d’un contrôle fiscal.
Il n’est pas obligatoire de recourir aux services d’un expert-comptable, mais cela peut être très bénéfique, même au sein d’une micro-entreprise. Tout d’abord, l’expert-comptable sera votre allié pour la gestion de votre entreprise. Il va pouvoir vous faire gagner du temps dans toute l’élaboration de votre livre de recettes et votre livre d’achats. Il sera également votre référent pour la déclaration d’impôts. Enfin, il saura vous aider dans votre choix de régime fiscal. De plus, si votre chiffre d’affaires s’accroît et en vint à dépasser les plafonds de la micro-entreprise, il est judicieux d’avoir déjà un expert-comptable à vos côtés pour vous conseiller au mieux dans le choix de votre nouveau statut juridique.
Après l’immatriculation, l’entrepreneur va devoir se familiariser avec son nouveau statut sur le plan fiscal et social.
Pour ne pas être dissuasives, les obligations fiscales du micro-entrepreneur sont relativement faibles.
De base, le micro-entrepreneur est soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu après un abattement forfaitaire des frais professionnels sur son chiffre d’affaires annuel.
Selon un barème de bénéfice déterminé directement par l’administration fiscale, il est de :
Dans tous les cas, l’entrepreneur bénéficie d’un abattement minimum de 305 euros.
Enfin pour déterminer votre impôt sur le revenu, ce bénéfice forfaitaire est ajouté dans le revenu global de votre foyer fiscal, avec les autres sources de revenus si elles existent, et le tout est soumis au barème classique et progressif de l’impôt sur le revenu.
En choisissant cette option, le micro-entrepreneur règle en un seul versement son impôt sur le revenu et ses cotisations sociales obligatoires. Le calcul du bénéfice forfaitaire n’a plus lieu d’être, puisque le montant de l’impôt est cette fois calculé directement sur le CA déclaré par mois ou trimestre en appliquant un pourcentage.
Le montant de l’impôt sur le revenu dû est calculé directement sur le chiffre d’affaires déclaré en appliquant un pourcentage. Il n’entre donc pas au barème progressif de votre foyer fiscal.
En 2019, ces taux de prélèvement sont les suivants :
Pour pouvoir choisir le prélèvement forfaitaire libératoire, il faut cependant une condition. Le revenu fiscal de référence de votre foyer fiscal de l’avant-dernière année, par exemple 2016 pour 2018 ne doit pas dépasser la somme de 27 086 € pour une personne seule. Si c’est le cas, adressez-vous à l’URSAFF lors d’une de prochaines déclarations d’activité afin de basculer sous cette option.
En ce qui concerne la TVA, le micro-entrepreneur n’a pas à s’en soucier. Ainsi, le micro-entrepreneur ne facture pas de TVA jusqu’à certains niveaux de chiffre d’affaires qui est de 35 200 € pour les prestations de services et de 91 000 € pour les ventes de marchandises.
Bénéficier de cette franchise à plusieurs avantages puisque les fastidieuses déclarations de TVA n’ont pas lieu d’être. Cela permet aussi d‘être plus compétitif en termes de tarifs. Par contre, il est impossible de déduire la TVA de vos achats professionnels.
La contribution économique territoriale (CET) est égale à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) à laquelle il faut ajouter la cotisation foncière des entreprises (CFE).
Pour faire simple : CET = CVAE + CFE
Dans tous les cas, le micro-entrepreneur doit s’acquitter de la cotisation foncière des entreprises (CFE) sous les mêmes conditions que tout créateur d’entreprise en France. Cet impôt se base sur la valeur locative des lieux utilisés dans le cadre de l’activité professionnelle du micro-entrepreneur. Elle varie donc selon les communes et les régions sur l’ensemble du territoire français. Cet impôt s’applique seulement à partir de la deuxième année d’activité du micro-entrepreneur.
Pour bénéficier de cette première année sans impôt, le micro-entrepreneur doit :
En ce qui concerne la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), seuls les micro-entrepreneurs sous le régime micro-BIC ayant un CA annuel compris entre 152 500 € et 170 000 euros doivent s’en soucier. Ils n’auront rien à payer, mais seront dans l’obligation de notifier l’administration fiscale de sa valeur ajoutée. Le micro entrepreneur devra procéder à sa déclaration de CVAE, même s’il n’en est pas redevable.
Selon son type d’activité, plusieurs démarches sont à effectuer au préalable pour créer sa micro-entreprise. Voici notre guide complet.
Fin décembre 2017, le nombre de micro-entrepreneurs atteignait en France le chiffre de 1 183 000 personnes. Depuis dix ans, la progression est constante. Ce dynamisme s’explique par la facilité d’accès au statut et un certain désaveu générationnel vis-à-vis du salariat traditionnel. Mais attention, même simplifié, le statut de micro-entrepreneurs recèle des détails et des spécificités à connaître.
Depuis le 1er janvier 2015, l’immatriculation est obligatoire sous peine de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende. Il est possible de déclarer son activité et d’effectuer les formalités en ligne sur les sites : autoentrepreneur.urssaf.fr, guichet-entreprises.fr ou encore sur www.cfe.urssaf.fr. En choisissant votre activité parmi une liste proposée, vous dépendrez d’un code spécifique APE (Activité Principale de votre Entreprise).
De plus, suivant la nature et le lieu de votre activité, cette première déclaration sera traitée par différents organismes :
Il est possible pour un micro-entrepreneur d’exercer plusieurs activités différentes. Il n’est alors pas obligé de faire une déclaration par activité. Il doit cependant inscrire toutes ses activités sous la même entreprise en précisant et en précisant son activité principale.
Dans certains cas, ces différentes activités peuvent dépendre de seuils différents, nous sommes alors dans une activité dite « mixte ». Par exemple un individu souhaitant cumuler une activité de vente de marchandises avec une autre de prestation de services. Il faut bien avoir en tête que les seuils de CA annuel ne se cumulent pas. Il est possible de notifier à tout moment un changement d’activité, l’ajout d’une activité ou la modification d’une activité principale pour les cas « mixtes ».
Dans ce cas, l’individu devrait avoir un CA annuel qui ne devra pas dépasser la somme de 170 000 euros, pour la vente de marchandises. Et au sein de ce CA annuel, l’activité de prestation de services ne devrait pas excéder le seuil de 70 000 euros.
Si vous exercez déjà une activité sous la forme d’une activité individuelle, il est possible de basculer en régime micro-entrepreneur en réalisant une demande en ligne auprès de votre centre de paiement. Vous pourrez alors bénéficier des doublements des seuils de chiffre d’affaires.
À tout moment, un micro-entrepreneur peut stopper son activité, il faut pour cela remplir un formulaire en ligne sur le site Officiel de l’auto-entrepreneur. Vous devrez déclarer une dernière fois votre CA, puis votre activité sera radiée. Suite à une radiation, il est impossible de créer un nouveau statut de micro-entrepreneur pour la même activité avant un délai de carence d’environ deux ans. Si votre activité est différente, c’est-à-dire si votre code APE diffère, ce délai de carence n’a pas à s’appliquer. La mise en cessation de son activité est gratuite.
Ne vous précipitez pas pour supprimer votre statut de micro-entrepreneur, vous avez le droit de déclarer chaque mois ou chaque trimestre un CA égal à 0 euro pendant une période maximale de 24 mois.
Un tour d’horizon de ces statuts particuliers
Avant de rentrer dans le vif du sujet – les démarches administratives – il est utile de bien comprendre l’évolution de ce statut depuis sa création. Alors concrètement quand doit-on utiliser le terme d’auto-entrepreneur et celui de micro-entrepreneur ?
Créé en 2008 par le secrétaire d’État du Gouvernement Fillon, Hervé Novelli, le régime de l’auto-entrepreneur a pour finalité de faciliter l’accès à l’entreprenariat individuel.
Depuis 10 ans le régime de l’auto-entrepreneur est loin d’être resté figé. Très rapidement, ce statut s’est ouvert et s’est adapté afin d’être facilement accessible à tous. Entre 2009 et 2012, le régime s’est ouvert tour à tour aux :
L’avantage est de pouvoir cumuler une activité salariée et une pension de retraite en parallèle de son activité d’auto-entrepreneur.
Créé pour simplifier la vie des créateurs d’entreprise, cela permet de devenir son propre patron sans avoir de grosses sommes d’argent à investir car :
Les montants des cotisations sociales et des impôts sont calculés simplement sur un pourcentage de CA. De ce fait, le paiement a lieu seulement si l’entrepreneur a une activité et donc des revenus. Si c’est le cas, la période de paiement des cotisations sociales a lieu au moment d’encaissement de votre CA et non à une date de travail, et ce sur une période choisie, soit tous les mois, soit par trimestre. Par exemple, si vous effectuez un travail en janvier et que vous n’êtes payé que fin février, il faudra payer vos cotisation fin février pour une déclaration au mois et fin mars pour une déclaration par trimestre. Tout est fait pour éviter les problèmes de trésorerie et de besoin en fonds de roulement.
Auto-entreprise ou micro-entreprise ? Auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur ? Sous quelle appellation faut-il s’immatriculer au moment de la création de son activité ? Pour un novice, c’est un peu le capharnaüm.
Première chose à savoir, avant le 1er janvier 2016, une différence existait entre le statut de l’auto-entrepreneur et la micro-entreprise. C’est la raison de la confusion entre ces notions, elles étaient auparavant bien distinctes.
Avant 2016, un entrepreneur souhaitant démarrer une activité avait le choix d’opter pour l’entreprise individuelle (EI) ou pour une société unipersonnelle comme une EURL ou une SASU.
Pour une entreprise individuelle, le chef d’entreprise avait le choix entre :
La grande distinction était donc la suivante : Obligatoirement immatriculé en micro-entreprise, l’auto-entrepreneur, dépendait de régimes fiscaux et sociaux ultra-simplifiés, plus avantageux que l’entrepreneur individuel en micro-entreprise et encore plus avantageux que le régime global de l’entreprise individuelle.
Sur une échelle de simplifications et d’avantages fiscaux :
Auto-entrepreneur en micro-entreprise > entrepreneur individuel en micro-entreprise > entrepreneur individuel classique.
Depuis la célèbre loi Pinel, nous avons assisté à une fusion entre la micro-entreprise et l’auto-entrepreneur. Entrée en vigueur au 1er janvier 2016, cette loi modifie structurellement les options offertes à l’entrepreneur individuel.
Désormais, un entrepreneur individuel doit obligatoirement s’immatriculer en tant que EI et peut opter pour la micro-entreprise sous condition d’un seuil de CA annuel :
Sous le régime de la micro-entreprise, tous les individus sont désormais des micro-entrepreneurs. Ils bénéficient donc de facto du régime micro-fiscal et micro-social simplifié.
Utilisés encore de manière indifférenciée les termes auto-entrepreneur et de micro-entrepreneur est donc un abus de langage. Officiellement et législativement, le terme d’auto-entrepreneur n’est plus valide et n’existe plus. Parfois, sur certains sites administratifs, le terme auto-entrepreneur est encore utilisé entre parenthèse afin d’effectuer une transition en douceur pour l’opinion publique. De plus, une question semble légitime. Que se passe-t-il pour les individus ayant créé leur statut avant la réforme Pinel de 2016 ?
En réalité pas grand-chose. L’entrepreneur individuel immatriculé en micro-entreprise mais qui n’avait pas choisi le statut d’auto-entrepreneur peut basculer sous le régime micro-social simplifié. Tandis que l’entrepreneur individuel ayant opté pour le statut d’auto-entrepreneur avant 2016 bénéficie des mêmes droits et avantages. Aucune différence à noter pour lui, seul son nom change.
Cette fusion a pour but de simplifier et de mettre sur un pied d’égalité et de concurrence saine l’ensemble des statuts juridiques d’entreprise. Le régime unique de la micro-entreprise permet dès l’immatriculation de bénéficier automatiquement du régime micro-social simplifié. Dans la plupart de nos articles, nous continuerons d’utiliser les deux termes afin de faciliter la compréhension et la recherche d’informations pour tous.
C’est le lien entre l’employeur et l’employé
La gestion des paies est un travail qui nécessite pour une entreprise de l’attention et du temps. En moyenne, un chargé de paie passe 5 heures par mois sur le simple envoi de 100 bulletins de paie. Cette mission est très importante parce qu’elle entraîne des obligations en termes de ressources humaines et de comptabilité.
La législation exige une responsabilité de la part du gestionnaire de paie. Il est le garant de la rémunération des salariés et doit faire attention à de nombreux détails, par exemple :
L’élaboration d’une fiche de paie doit respecter les mentions obligatoires sur l’entreprise et le salarié : informations de l’entreprise, du salarié, les éléments du salaire ainsi que les cotisations sociales. Le paiement du salaire peut se faire en espèce (jusqu’à 1 500 €), par chèque ou virement. Pour le paiement des impôts et taxe sur les salaires, il faut tenir à jour un tableau de bord qui récapitule tous les salaires versés ainsi que la masse salariale. Ce récapitulatif est un document qui s’appelle la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Il existe deux moyens pour effectuer la gestion de paie : l’internalisation et l’externalisation.
C’est le fait d’avoir un service dédié au sein des ressources humaines, à la gestion de paie. Pour cela, il faut impérativement avoir un chargé de paie qui est expert. De plus, un logiciel performant vous sera nécessaire pour que chaque intervenant dans la gestion de paie ne perde pas de temps. Il est possible d’utiliser une méthode qui s’appelle le mode SaaS (Software as Service) qui donne l’opportunité de gérer la paie directement en ligne sans avoir à installer d’application et d’avoir un forfait tarifaire à la carte (en fonction de l’utilisation réelle du service).
Externaliser sa gestion de paie auprès d’un cabinet comptable peut avoir plusieurs avantages. C’est tout d’abord un gain de temps et l’assurance d’être constamment à jour en matière de réglementations fiscales et sociales. L’externalisation peut être partielle ou totale. Dans le premier cas, l’entreprise confie à cabinet la seule veille légale et conventionnelle ainsi que la mise à jour des paramétrages et du réglementaire de paie. Dans le second cas, le chef d’entreprise délègue au cabinet d’expertise-comptable l’ensemble du processus de paie, depuis la veille juridique jusqu’à la production des bulletins et des déclaratifs.
Dans la gestion des paies, il y a les cas particuliers, propres à chaque employé. Ces cas sont nombreux, en voici quelques exemples :
Une étape cruciale pour qu’il puisse rapidement délivrer le meilleur de lui-même
Voici quelques chiffres pour poser le sujet et comprendre l’importance de cette première étape dans la vie d’une société. En France, on estime que 1 salarié sur 5 quitte son emploi dans les 3 mois suivant son embauche pour cause de mauvaise intégration. De plus près de 4 % des salariés français indiquent que cette mauvaise intégration est surtout due à une “mauvaise” première journée.
Vous l’aurez compris, la première impression est souvent la bonne, encore plus dans le monde professionnel. L’onboarding est un processus afin de satisfaire du mieux possible l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Il n’est pas envisageable d’accueillir un employé sans savoir qui il est, dans quel service il va être intégré et pour combien de temps. Il faut également connaître sa personnalité et savoir comment il fonctionne au travail. L’onboarding peut se préparer dès l’entretien en notant les informations importantes sur le candidat.
La préparation passe aussi par l’organisation de l’onboarding :
Chaque personne a besoin d’être rassurée par des rituels : une sorte de cérémonial d’arrivée. À sa venue dans un nouveau lieu de travail avec de nouveaux collègues, le fait d’avoir un cérémonial à son arrivée peut lui permettre de se sentir plus à l’aise. Selon une étude, 80 % des personnes recrutées décident de rester ou non dans les premiers mois de leur contrat (6 mois).
Pour cela, vous pouvez prévoir une journée type pour chaque nouvel arrivant :
Le fait de prévoir un kit pour les nouveaux arrivants, permet d’être prêt à fournir les documents importants concernant l’entreprise et ce que doit savoir tout nouvel employé. Cela peut être sous la forme d’une présentation PPT ou bien, il peut s’agir d’une pochette regroupant les informations importantes sur la société. Le développement du digital est un moyen de gagner du temps sur la planification de l’accueil d’un nouveau salarié.
Un employé qui connaît sa nouvelle entreprise est un salarié qui va savoir pourquoi il est là, quelle est sa mission et sa contribution au succès de cette dernière. Nous vous conseillons par exemple, surtout dans les moyennes et grandes structures, de prévoir un organigramme avec des photos pour aider le nouvel arrivant à se repérer le premier jour, et de ne pas se sentir perdu avec la pression de retenir tous les prénoms.
Pour le jour J, il faut d’abord confirmer la date et l’heure d’arrivée de la nouvelle recrue. Il est important qu’il se sente bien dès le départ. Pour cela, il est possible de faire un petit moment de bienvenue avec un café par exemple. Un référent pourra l’accueillir en lui présentant chaque service, en passant du temps à lui expliquer leur intérêt et en détaillant ceux avec qui il va collaborer. Une réunion avec son service est importante pour faire connaissance et savoir sur quoi travaille chacun.
Le premier jour, voire, la première semaine, il faut pouvoir accorder du temps au nouvel employé pour faire un point afin de connaître ses ressentis. De plus, il ne faut pas négliger les moments de pause. Les déjeuners avec les collègues font partie d’une intégration réussie.
Chez Doctolib, par exemple, l’onboarding a lieu sur 2 semaines avec une arrivée en début de mois pour que les nouveaux ne se retrouvent pas seuls. Ils appellent cela la Doctolib Academy.
Autre exemple, chez Fred de la compta à chaque nouvelle arrivée un petit-déjeuner de bienvenue est organisé afin de faire connaissance de manière plus informelle.
Une grave erreur consiste à croire que l’onboarding se résume à quelques jours. Il faut évidemment que ce processus soit soumis à un réel suivi dans le temps. Cela passe avant tout par s’informer auprès du nouveau salarié, savoir comment il se sent, s’il existe des points de blocage.
Pour un bon suivi d’onboarding, il est possible de faire un bilan chaque semaine avec le nouveau salarié. Ce sera l’occasion de :
Il est possible de définir un suivi d’intégration sur une durée donnée avec un planning. Par exemple un onboarding de 100 jours avec 4 rendez-vous. Enfin, ce suivi vous aidera à améliorer votre processus d’onboarding. En effet celui-ci ne doit pas être gravé dans le marbre. Il doit au contraire évoluer chaque année.
Les missions du contrôleur de gestion
Le contrôle de la gestion sociale est une mission qui associe deux services : les ressources humaines et les affaires financières. En effet, un contrôleur de gestion va s’occuper de la masse salariale, de son anticipation et de ses risques (turn-over, absences, coûts, etc.). Ce n’est pas la seule mission du contrôleur de gestion sociale puisqu’il va falloir pour cela étudier et mesurer la performance de l’entreprise (productivité, efficacité, etc.).
Pour le service financier, le contrôleur de gestion sociale a la responsabilité de garantir des données de salaires et sociales exactes (fiables) qui vont être intégrées dans la comptabilité de l’entreprise. Pour le service des ressources humaines, le contrôleur de gestion va devoir fournir des tableaux de bord pour garantir le suivi. Enfin, il fera le lien entre le système d’information des ressources humaines (SIRH), le système d’information de gestion (SIG) et les systèmes informatiques.
Toutes ces obligations légales ont été mises en place pour faciliter le contrôle de gestion sociale et la gestion du personnel.
L’objectif de ces entretiens est de faire un bilan. Ce bilan permet de connaître les principaux faits de l’année écoulée, l’évaluation des compétences de l’employé (forces et améliorations) et de fixer des objectifs pour la suite. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est fortement conseillé afin de suivre l’évolution et de connaître les revendications de chacun de ses salariés.
Depuis 2004, chaque salarié, qu’il soit en CDD ou en CDI dispose d’heures de formation professionnelle qui sont financées par l’employeur. Le salarié cumule des heures de formation sur un compte professionnel de formation (CPF, qui s’appelait auparavant le droit individuel à la formation). Il est possible du cumuler jusqu’à 24h/an de formation avec un premier à 120 heures. Si le salarié n’utilise pas ces 120 heures, ensuite, le cumul ne sera que de 12h/an jusqu’à 150 heures (le maximum d’heures de formation).
La gestion du personnel passe aussi par l’anticipation des besoins en formation et en termes de personnel. C’est ce que l’on appelle la gestion prévisionnelle des emplois et compétences. C’est de la prospection afin de connaître l’évolution de l’entreprise et les besoins qui en découlent. C’est un moyen de pouvoir bien investir au bon endroit. Ce qui résulte de cette méthode, c’est le fait de pouvoir mettre en place un plan d’action pour pérenniser les évolutions futures de l’entreprise. C’est également un bon procédé pour donner des perspectives d’avenir à vos salariés et futurs salariés.
La gestion des arrêts maladie fait partie des missions du gestionnaire de paie. Une erreur de la part de ce dernier sur la déclaration sociale nominative (DSN) d’un salarié et il ne pourra pas être indemnisé comme il se doit. Il faut une relative expertise de la réglementation en la matière. De plus, c’est une donnée qui fait partie des éléments à surveiller pour budgétiser le coût de personnel et peut alerter sur le bien-être ou non des employés. Le salarié a l’obligation d’informer son employeur de son indisponibilité, de la durée et de l’éventuelle prolongation de son absence par tout moyen et dans les plus brefs délais. Il doit également la justifier par un certificat.
Il est aussi appelé remote, home-office ou télétravail. C’est un moyen de travailler à distance soit par contrainte (enfant malade, problème de transport, etc.), soit par choix. De plus en plus d’entreprises proposent à leurs salariés, lorsque cela est possible, de travailler de chez soi au moins quelques jours par mois. Le “home working” serait bénéfique pour le bien-être et la productivité des employés. Pour mettre en place ce système, un accord collectif ou une charte de l’employeur précisant les conditions doit être mis en place.
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à faire appel à des freelances. Le nombre de personnes en freelance a été multiplié par 3 en 10 ans, c’est pourquoi il nécessaire de prendre au sérieux la gestion de ceux-ci. Chez Orange, par exemple, ce n’est pas moins de 486 freelances qui collaborent régulièrement avec l’entreprise. Les entreprises n’hésitent plus à faire appel à ces profils pour des missions d’expertise comme pour le service comptabilité ou la gestion du personnel.