Voici quelques chiffres pour poser le sujet et comprendre l’importance de cette première étape dans la vie d’une société.  En France, on estime que 1 salarié sur 5 quitte son emploi dans les 3 mois suivant son embauche pour cause de mauvaise intégration. De plus près de 4 % des salariés français indiquent que cette mauvaise intégration est surtout due à une “mauvaise” première journée.

L’importance de l’onboarding

Vous l’aurez compris, la première impression est souvent la bonne, encore plus dans le monde professionnel. L’onboarding est un processus afin de satisfaire du mieux possible l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Il n’est pas envisageable d’accueillir un employé sans savoir qui il est, dans quel service il va être intégré et pour combien de temps. Il faut également connaître sa personnalité et savoir comment il fonctionne au travail. L’onboarding peut se préparer dès l’entretien en notant les informations importantes sur le candidat. 

La préparation passe aussi par l’organisation de l’onboarding :

• Informer les équipes de l’arrivée d’un nouveau salarié ;
• Préparer le lieu de travail du nouvel arrivant : les documents sur l’organisation du travail de l’entreprise, ses accès, les équipements indispensables à sa mission ;
• La planification de sa première journée de travail.

Chaque personne a besoin d’être rassurée par des rituels : une sorte de cérémonial d’arrivée. À sa venue dans un nouveau lieu de travail avec de nouveaux collègues, le fait d’avoir un cérémonial à son arrivée peut lui permettre de se sentir plus à l’aise. Selon une étude, 80 % des personnes recrutées décident de rester ou non dans les premiers mois de leur contrat (6 mois).

Pour cela, vous pouvez prévoir une journée type pour chaque nouvel arrivant :

• La visite des locaux ;
• La présentation de chaque service ;
• La présentation de chaque personne pour s’adresser à la bonne personne en cas de besoin ;
• La présentation des objectifs concernant le nouvel arrivant ;
• La mise à disposition du règlement intérieur et lui expliquer la politique de l’entreprise ;
• L’informer sur ses obligations et les obligations de l’entreprise ;
• L’informer sur l’organisation du service auquel il est affecté.

Le fait de prévoir un kit pour les nouveaux arrivants, permet d’être prêt à fournir les documents importants concernant l’entreprise et ce que doit savoir tout nouvel employé. Cela peut être sous la forme d’une présentation PPT ou bien, il peut s’agir d’une pochette regroupant les informations importantes sur la société. Le développement du digital est un moyen de gagner du temps sur la planification de l’accueil d’un nouveau salarié.

Un employé qui connaît sa nouvelle entreprise est un salarié qui va savoir pourquoi il est là, quelle est sa mission et sa contribution au succès de cette dernière. Nous vous conseillons par exemple, surtout dans les moyennes et grandes structures, de prévoir un organigramme avec des photos pour aider le nouvel arrivant à se repérer le premier jour, et de ne pas se sentir perdu avec la pression de retenir tous les prénoms.

 Le jour J que faire ?

Pour le jour J, il faut d’abord confirmer la date et l’heure d’arrivée de la nouvelle recrue. Il est important qu’il se sente bien dès le départ. Pour cela, il est possible de faire un petit moment de bienvenue avec un café par exemple. Un référent pourra l’accueillir en lui présentant chaque service, en passant du temps à lui expliquer leur intérêt et en détaillant ceux avec qui il va collaborer. Une réunion avec son service est importante pour faire connaissance et savoir sur quoi travaille chacun.

Le premier jour, voire, la première semaine, il faut pouvoir accorder du temps au nouvel employé pour faire un point afin de connaître ses ressentis. De plus, il ne faut pas négliger les moments de pause. Les déjeuners avec les collègues font partie d’une intégration réussie.

Chez Doctolib, par exemple, l’onboarding a lieu sur 2 semaines avec une arrivée en début de mois pour que les nouveaux ne se retrouvent pas seuls. Ils appellent cela la Doctolib Academy.

Autre exemple, chez Fred de la compta à chaque nouvelle arrivée un petit-déjeuner de bienvenue est organisé afin de faire connaissance de manière plus informelle.

Le suivi d’un onbaording est également important

Une grave erreur consiste à croire que l’onboarding se résume à quelques jours. Il faut évidemment que ce processus soit soumis à un réel suivi dans le temps. Cela passe avant tout par s’informer auprès du nouveau salarié, savoir comment il se sent, s’il existe des points de blocage.

Pour un bon suivi d’onboarding, il est possible de faire un bilan chaque semaine avec le nouveau salarié. Ce sera l’occasion de :

• recueillir ses impressions ;
• de connaître les points de blocage afin d’éviter de possibles conflits.

Il est possible de définir un suivi d’intégration sur une durée donnée avec un planning. Par exemple un onboarding de 100 jours avec 4 rendez-vous. Enfin, ce suivi vous aidera à améliorer votre processus d’onboarding. En effet celui-ci ne doit pas être gravé dans le marbre. Il doit au contraire évoluer chaque année.