La gestion des paies est un travail qui nécessite pour une entreprise de l’attention et du temps. En moyenne, un chargé de paie passe 5 heures par mois sur le simple envoi de 100 bulletins de paie. Cette mission est très importante parce qu’elle entraîne des obligations en termes de ressources humaines et de comptabilité.

Gestion de la paie : des obligations RH et comptables

La législation exige une responsabilité de la part du gestionnaire de paie. Il est le garant de la rémunération des salariés et doit faire attention à de nombreux détails, par exemple : 

• La rémunération d’une personne au SMIC est réactualisée chaque année ;
• Le calcul des heures supplémentaires doit être en règle avec la législation (droit social et convention collective) ;
• La formation professionnelle doit être à jour pour chaque salarié à travers son compte personnel de formation ;
• Il faut appliquer les réductions des cotisations patronales ;
• Il faut établir un bulletin de paie pour chaque employé embauché ; 
• Il existe une déclaration annuelle des données sociales à remplir.

Élaboration des fiches de paie, paiement des salaires, établissement des déclarations et paiement des impôts et taxes sur salaires

L’élaboration d’une fiche de paie doit respecter les mentions obligatoires sur l’entreprise et le salarié : informations de l’entreprise, du salarié, les éléments du salaire ainsi que les cotisations sociales. Le paiement du salaire peut se faire en espèce (jusqu’à 1 500 €), par chèque ou virement. Pour le paiement des impôts et taxe sur les salaires, il faut tenir à jour un tableau de bord qui récapitule tous les salaires versés ainsi que la masse salariale. Ce récapitulatif est un document qui s’appelle la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Il existe deux moyens pour effectuer la gestion de paie : l’internalisation et l’externalisation.

L’internalisation :

C’est le fait d’avoir un service dédié au sein des ressources humaines, à la gestion de paie. Pour cela, il faut impérativement avoir un chargé de paie qui est expert. De plus, un logiciel performant vous sera nécessaire pour que chaque intervenant dans la gestion de paie ne perde pas de temps. Il est possible d’utiliser une méthode qui s’appelle le mode SaaS (Software as Service) qui donne l’opportunité de gérer la paie directement en ligne sans avoir à installer d’application et d’avoir un forfait tarifaire à la carte (en fonction de l’utilisation réelle du service). 

L’externalisation :

Externaliser sa gestion de paie auprès d’un cabinet comptable peut avoir plusieurs avantages. C’est tout d’abord un gain de temps et l’assurance d’être constamment à jour en matière de réglementations fiscales et sociales.  L’externalisation peut être partielle ou totale. Dans le premier cas, l’entreprise confie à cabinet la seule veille légale et conventionnelle ainsi que la mise à jour des paramétrages et du réglementaire de paie. Dans le second cas, le chef d’entreprise délègue au cabinet d’expertise-comptable l’ensemble du processus de paie, depuis la veille juridique jusqu’à la production des bulletins et des déclaratifs. 

Les cas particuliers de gestion de paie

Dans la gestion des paies, il y a les cas particuliers, propres à chaque employé. Ces cas sont nombreux, en voici quelques exemples :

• Le solde de tout compte et le départ : Quand un salarié termine son contrat en CDD ou bien quitte son poste en CDI, un solde de tout compte doit être calculé. L’employeur se doit d’envoyer un courrier contenant la dernière fiche de paie avec l’attestation employeur, le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte qui prouve que l’entreprise ne doit plus rien à son ancien employé. Ce reçu est à signer par le salarié qui en garde un exemplaire et renvoie le second à son entreprise.

• Le variable : Lorsque votre salarié a un contrat de travail avec un salaire fixe et un salaire variable, ce qui arrive souvent pour les “sales” par exemple, il faut bien indiquer les deux sur la fiche de paie. C’est pour cela que chaque salarié a une fiche employeur qui permet d’indiquer cette particularité pour que cela soit traité au mieux. 

• Les primes : Il existe plusieurs formes de prime :  l’intéressement (participation aux bénéfices de l’entreprise), la prime de fin d’année ou 13ème mois… Elles doivent être bien indiquées avec une ligne pour chacune. Les primes ne font pas partie du salaire. Les primes peuvent être liées aux conditions de travail, à la bonne exécution du travail ou encore à l’ancienneté.

• Les tickets restaurants : C’est un moyen de paiement qui est délivré à partir du moment où l’employé n’a pas à sa disposition une salle de restauration ou une cantine. Les tickets sont actuellement progressivement remplacés par des cartes de paiement. Que l’employé soit en télétravail ou au sein de l’entreprise, il dispose du droit aux tickets restaurants par jour travaillé. Ils sont valables durant l’année civile de leurs dates d’émission et leurs prix varient de 6 à 11 euros.