Centre de ressources > Dossier : Les différents documents comptables obligatoires

Les documents comptables obligatoires utilisés en cours d’exercice

Toute la gestion d’une entreprise doit être fondée par des pièces justificatives. Ce sont des justificatifs fiscaux indispensables, la “matière première” de l’expert-comptable. Le Code Général des Impôts oblige les contribuables qui tiennent et présentent une comptabilité à l’appuyer par ces documents appelés pièces justificatives comptables.

Qu’est-ce qu’une pièce comptable justificative ?

Que vous choisissiez de les déposer au cabinet de manière régulière ou bien de les dématérialiser si votre cabinet utilise un outil de gestion en ligne, ces documents doivent parvenir à votre comptable, dans les délais. Sans quoi, votre comptable ne pourra pas d’une part effectuer sa mission et d’autre part avoir une vision claire et globale de votre activité, condition sine qua none afin qu’il vous conseille dans la gestion de votre entreprise.

Ces documents de suivi comptable permettent à l’entreprise d’enregistrer toutes les opérations financières et valident la transparence et la sincérité de leurs comptes annuels.

Chaque pièce a sa propre spécificité et sa propre fonction, mais chacune doit obligatoirement mentionner sans distinction la date de l’opération, les caractéristiques et le montant de l’opération, l’identification des parties impliquées, et la codification pour le traitement.  

Achats, ventes, stocks, frais généraux, chaque transaction doit être documentée, c’est la loi. Cela va des factures aux bulletins de paie, en passant par les bordereaux de charges sociales, jusqu’à votre achat récent de fournitures de bureau.  

 

La classification des documents comptables obligatoires

Chaque écriture comptable doit être justifiée par une pièce comptable justificative. C’est pourquoi les cabinets ont besoin de ces documents : l’écriture comptable, et le travail de l’expert, n’auraient aucun sens sans eux. En effet, la liaison entre une écriture en comptabilité et le document qui la justifie doit pouvoir être faite par les dirigeants de l’entreprise, par l’expert-comptable, par le commissaire au compte et par l’administration en cas de contrôle.

Ces documents doivent être classés et conservés durant 10 ans. Pour faciliter le lien entre l’écriture passée en comptabilité et son document afférent, l’entreprise doit utiliser une méthode de classement efficace. Par exercice comptable, que ce classement soit chronologique ou alphabétique, sous format électronique ou papier, l’entreprise est libre de son choix. Elle doit toutefois pouvoir décrire sa procédure classificatoire, et accéder rapidement à toute pièce justificative comptable recherchée. En cas de défaut de présentation de justificatif probant qui appuie toute écriture comptable, l’entreprise s’expose à une amende, voire à une reconstitution d’autorité par l’administration fiscale de son bénéfice imposable.

Veillez donc à bien confier la gestion de vos pièces comptables au professionnel expert-comptable déjà en charge de la tenue de vos livres obligatoires !

 

Les livres comptables obligatoires utilisés en cours d’exercice

Toute personne physique ou morale ayant le statut de commerçant a l’obligation de tenir des livres comptables obligatoires.

Les documents comptables obligatoires à tenir en cours d’exercice et à conserver dans votre comptabilité sont les suivants : le livre-journal, le grand livre, et le livre d’inventaire. On peut ajouter la balance comptable, qui est facultative, mais précieuse.

Le livre-journal recense dans un seul document toutes les opérations impactant le patrimoine de l’entreprise. La législation impose d’enregistrer ces mouvements quotidiennement, de manière chronologique, et une même écriture comptable ne peut comptabiliser des mouvements étalés sur plusieurs jours. Le livre-journal doit indiquer le détail des recettes (identité du client, sommes versées, mode de règlement et nature de la mission) et le détails des dépenses (nature de l’achat ou identité de la dépense…)

Le grand-livre reprend les informations contenues dans le livre-journal, mais sous un ordre de présentation différent. Ici, c’est par compte comptable que les mouvements sont classés, suivant le plan comptable de l’entreprise. Pour faire simple, le grand-livre présente l’intégralité des mouvements comptables, dans l’ordre chronologique et où ils ont lieu. En somme, l’expert-comptable enregistre chaque opération comme un débit ou comme un crédit, avec le montant correspondant. La somme totale au crédit doit être égale à la somme totale au débit.

Tout comme pour le livre-journal, le grand-livre peut être constitué, pour des questions pratiques, de plusieurs grands livres auxiliaires (achats, ventes, banque) que le grand-livre général centralise.

Pour chaque compte du grand livre, les informations suivantes sont mentionnées :

  • Numéro de compte et intitulé du compte
  • Solde initial au début de l’exercice comptable et solde final
  • Opérations au débit et au crédit durant l’exercice
  • Date et libellé de l’opération avec la référence du document prouvant l’opération (facture, reçu de paiement, ticket de caisse…)
  • Journal où est enregistrée l’opération (achats, ventes, banque, caisse…)

Enfin, le livre d’inventaire, le troisième et dernier livre comptable, comprend des éléments différents : il répertorie l’ensemble des éléments d’actifs et de passifs que l’entreprise détient. Précisés en valeur et en quantité ces éléments sont détaillés de sorte qu’ils puissent justifier le contenu des différents postes du bilan. Le livre d’inventaire est moins fondamental que le livre-journal et le grand livre, il doit être dressé une fois par an.

Il faut signaler ici que le livre d’inventaire ne fait plus partie des états comptables obligatoires pour les exercices comptables ouverts depuis le 1er janvier 2016.   

En outre, il existe la balance comptable. C’est un document essentiel, mais non obligatoire, qui se subdivise en trois comptes : général, auxiliaire, et âgée. Elle récapitule de façon synthétique tous les comptes qu’elle sert à contrôler. Elle fait apparaître le solde final et les totaux des mouvements au débit et au crédit ; ils doivent être équilibrés.

La balance auxiliaire indique les comptes fournisseurs et les comptes clients tandis que la balance âgée en fait apparaître les créances par date d’en-cours.  

Ces livres comptables peuvent être tenus sous format papier ou numérique. Ils ne doivent faire l’objet d’aucun blanc, d’aucune altération quelconque afin de garantir leur caractère définitif. L’ensemble de ces livres sont tenus d’être en français et utilisé comme devise l’euro. Ils doivent être conservés sous leur format original pendant 10 ans en cas de contrôle.

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